Que documentos a empresa deve guardar e durante quanto tempo

Guardar tudo para sempre não é prático, e deitar fora cedo demais pode ser um problema grave numa inspecção ou num litígio. A resposta está em conhecer as famílias de documentos e confirmar o prazo de cada uma na lei do seu país.

Porque existe o dever de conservação

A lei obriga as empresas a manter documentos que suportam a contabilidade e os impostos, para que a administração fiscal e outras entidades possam verificar as declarações. Para a empresa, os mesmos documentos são também a sua defesa: provam que pagou, que entregou, que contratou, que recebeu.

Os prazos concretos variam por país, por tipo de documento e mudam com o tempo. Este artigo organiza o raciocínio; o número de anos deve ser confirmado na lei em vigor ou com o seu contabilista.

As cinco famílias de documentos

Como pensar nos prazos

• Documentos contabilísticos e fiscais costumam ter prazos de conservação definidos por lei, medidos em anos a partir do fim do exercício a que respeitam.
• Documentos laborais podem exigir prazos diferentes, ligados aos direitos dos trabalhadores e à segurança social.
• Documentos societários e de propriedade (estatutos, escrituras, licenças) devem em regra ser mantidos enquanto a empresa existir e depois, durante um período de segurança.
• Contratos devem ser guardados durante a vida do contrato e enquanto puderem ser invocados em litígio.

Quando há dúvida, o critério prático é guardar mais tempo, não menos. Nunca destrua documentos relacionados com um processo ou inspecção em curso.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, a legislação comercial, fiscal e laboral estabelece prazos de conservação que o contabilista deve indicar por escrito, e a AGT pode pedir documentos de anos anteriores no âmbito de acções de verificação. Em Portugal, o Código Comercial, o Código do IRC e do IVA e a legislação laboral estabelecem prazos próprios, e a AT pode exigir documentos dentro do período de caducidade das liquidações. Em ambos os países, a prudência manda confirmar o prazo mais longo aplicável a cada documento.

Formato: papel, digital ou os dois

• Documentos que já nascem digitais, como facturas electrónicas, devem manter-se em formato digital legível.
• Documentos em papel podem ser digitalizados, mas guarde o original enquanto a lei ou o contrato o exigirem.
• Faça cópias de segurança em local diferente do arquivo principal.
• Controle o acesso: contratos de trabalho e recibos de salário são dados pessoais e exigem confidencialidade.

Plano de arquivo em cinco passos

1. Liste as famílias de documentos da sua empresa.
2. Peça ao contabilista o prazo aplicável a cada uma, por escrito.
3. Crie uma tabela com a família, o local de guarda, o responsável e a data de revisão.
4. Faça uma revisão anual para identificar o que já pode ser destruído.
5. Ao destruir, registe a data e o que foi eliminado, de forma segura.

Erros frequentes

• Destruir recibos de salário por serem antigos.
• Perder documentos com a mudança de contabilista ou de sistema.
• Não guardar o contrato assinado, só a versão em rascunho.
• Misturar arquivo pessoal e da empresa.

Exemplo de tabela de arquivo da empresa

Ajuste os campos ao seu caso. O valor da tabela está em ter um responsável nomeado e uma data para voltar a olhar.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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