Papéis de trabalho de auditoria: referências, marcas e revisão

Em auditoria, o que não está documentado não aconteceu. Os papéis de trabalho são o registo do que foi feito, do que foi obtido e das conclusões a que se chegou, de forma que um auditor experiente sem ligação ao trabalho consiga perceber tudo. A norma de referência é a ISA 230.

Para que servem

• Provar que o trabalho foi planeado e executado de acordo com as normas.
• Suportar a opinião expressa no relatório.
• Permitir a revisão por superiores, pelo controlo de qualidade e por reguladores.
• Dar continuidade no ano seguinte: informação permanente e lições aprendidas.

Estrutura típica do dossier

Cada firma tem o seu modelo, mas a lógica repete-se:

Referenciação cruzada

Cada papel tem um código (por exemplo, D1 para clientes). Cada número do papel é ligado, por referência, ao documento que o suporta ou ao papel onde é usado. Exemplo: o saldo de clientes de 120 000 no papel D1 refere o balancete (A2) e remete para a circularização (D5). Assim, qualquer valor é rastreável até à origem.

Elementos de um bom papel

1. Cabeçalho: cliente, período, rubrica, objectivo.
2. Preparado por / data e revisto por / data.
3. Fonte dos dados e como foi verificada a sua integridade.
4. Procedimento executado, com a dimensão e o critério de selecção da amostra.
5. Resultados, incluindo excepções e como foram resolvidas.
6. Conclusão clara: o objectivo foi atingido? há distorção?

Marcas de verificação

As marcas são símbolos que indicam o que foi feito a cada item. Devem ter legenda na primeira folha. Exemplos usuais, adaptados a cada firma:

• V (visto): conferido com o documento de suporte.
• Σ: soma verificada.
• B: conferido ao balancete.
• C: confirmado por terceiro.
• X: excepção, com nota explicativa.

A revisão em camadas

O trabalho é preparado por um júnior, revisto pelo sénior, depois pelo gerente e, por fim, pelo sócio responsável. Cada revisão deixa notas de revisão (pontos em aberto) que devem ser respondidas e fechadas antes do relatório. Um dossier com notas por responder é sinal de trabalho incompleto.

Evidência: suficiente e apropriada

Cada conclusão no papel de trabalho deve assentar em evidência suficiente (quantidade) e apropriada (relevância e fiabilidade). A evidência é mais fiável quando é obtida de fontes externas independentes, quando os controlos internos que a geram são eficazes, quando é obtida directamente pelo auditor e quando existe em forma de documento original, não de fotocópia ou de explicações orais. Um papel que se apoia apenas numa declaração verbal da gerência raramente chega para sustentar uma conclusão.

Prazos, confidencialidade e conservação

• O dossier deve ser fechado num prazo definido após a data do relatório; depois disso, só se acrescenta com justificação e data.
• A informação é confidencial: acesso limitado e sistemas seguros.
• O período de conservação é fixado por lei e normas profissionais, e varia por país: confirme o prazo em vigor.

Exemplo: um papel de trabalho de clientes

Imagine o papel D1, objectivo: concluir que o saldo de clientes, 120 000 u.m., existe e está correctamente valorizado. O júnior regista: fonte (balanço de clientes por antiguidade, reconciliado com o balancete, marca B); amostra de 15 clientes cobrindo 70% do saldo; para cada um, circularização (D5, marca C) ou, na falta de resposta, recebimento posterior verificado ao extracto (marca V). Duas excepções (X) são explicadas em nota e passam para o mapa de distorções. A conclusão final diz, por palavras: o saldo está razoavelmente apresentado, com uma distorção de 2 000 abaixo do limiar de materialidade de execução. É este encadeamento, do objectivo à conclusão, que o revisor procura.

Erros comuns de júnior

• Papéis sem conclusão: mostram trabalho mas não dizem o que se concluiu.
• Cópias de documentos sem explicar o que se fez com eles.
• Marcas sem legenda.
• Valores sem referência ao balancete.
• Escrever opiniões sem prova: parecer correcto não é o mesmo que ter evidência.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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