Confirmação de saldos: circularização de clientes, bancos e fornecedores
O que é a confirmação externa em auditoria, tipos de pedido (positiva, negativa, em branco), controlo do processo e como tratar diferenças.
A confirmação externa, ou circularização, consiste em pedir a um terceiro independente que confirme directamente ao auditor um saldo ou uma informação. Como a evidência vem de fora da empresa, é considerada mais fiável do que a gerada internamente. A ISA 505 trata deste procedimento.
Onde se usa
- Bancos: saldos, empréstimos, garantias, avales, contas e poderes de assinatura.
- Clientes: saldos a receber.
- Fornecedores: especialmente quando se suspeita de omissão de passivos.
- Advogados: processos em curso e contingências.
- Existências em poder de terceiros e outros saldos relevantes.
Tipos de pedido
| Tipo | Como funciona | Fiabilidade |
|---|---|---|
| Positiva | O terceiro responde sempre, confirmando ou indicando o valor | Mais alta |
| Positiva em branco | O pedido não indica o valor; o terceiro preenche | Muito alta, mas menor taxa de resposta |
| Negativa | O terceiro só responde se discordar | Mais baixa; só em risco baixo e muitos saldos pequenos |
Controlo do processo pelo auditor
O ponto crítico é que o auditor mantenha controlo sobre todo o circuito:
- Seleccionar os itens e preparar os pedidos.
- Obter da gerência a morada e contacto, mas verificar de forma independente que o destinatário é válido.
- Enviar o pedido directamente pelo auditor, sem passar pelas mãos do cliente.
- Receber a resposta directamente, sem intermediários.
- Registar respostas, diferenças e follow-up.
Se o cliente pedir para não circularizar certo terceiro, o auditor pergunta porquê e procura evidência alternativa; uma recusa sem razão é sinal de alerta.
Exemplo resolvido: tratar uma diferença
A empresa regista um saldo de 120 000 a receber do cliente X. O cliente responde que deve 100 000. Diferença: 20 000. Após análise:
| Explicação | Valor (u.m.) |
|---|---|
| Pagamento efectuado pelo cliente a 30 Dez, recebido pela empresa a 3 Jan (pagamento em trânsito) | 5 000 |
| Factura de 15 000 emitida a 31 Dez, mercadoria entregue em Janeiro e registada pelo cliente em Janeiro (corte de operações) | 15 000 |
| Diferença explicada | 20 000 |
O primeiro item é só diferença temporal e não exige ajustamento. O segundo revela um problema de cut-off: a venda de 15 000 foi reconhecida cedo demais e deve ser corrigida, com impacto nos rendimentos e na margem. Veja o artigo sobre corte de operações.
Quando não há resposta
A falta de resposta não é prova de que o saldo está certo. Aplicam-se procedimentos alternativos:
- Para clientes: verificar recebimentos posteriores no extracto bancário e documentos de suporte (facturas, guias de transporte, encomendas).
- Para fornecedores: reconciliar extractos e verificar pagamentos posteriores e facturas não registadas.
- Para bancos: insistir, pois a resposta é quase sempre obtenível.
Que informação pedir e como redigir o pedido
O pedido deve ser claro, curto e fácil de responder: identificação do auditado, data de referência do saldo, valor registado (no caso positivo), campo para confirmar ou corrigir, espaço para assinatura e carimbo e o endereço de resposta dirigido ao auditor. Para bancos, pede-se a lista completa de relações: contas, depósitos a prazo, créditos, garantias prestadas, derivados e responsabilidades contingentes. Um pedido demasiado pobre faz com que o banco confirme apenas o que lhe é perguntado, deixando de fora riscos relevantes.
- Data de referência alinhada com o fecho do exercício.
- Prazo de resposta compatível com o calendário da auditoria.
- Reenvio planeado para as respostas em falta.
Erros frequentes
- Enviar o pedido com o remetente da empresa, perdendo o controlo.
- Aceitar respostas por fax ou email sem verificar a origem.
- Não fechar as respostas com diferença.
- Usar confirmação negativa em saldos grandes ou de risco elevado.
- Circularizar só os saldos grandes, esquecendo credores com saldo zero ou baixo.
Em Angola e em Portugal
O procedimento é o mesmo. Na prática, a resposta dos bancos tende a ser mais rápida e padronizada do que a de clientes e fornecedores, e o planeamento deve prever tempo para os envios e reenvios. As regras sobre sigilo bancário e a autorização do cliente para o banco responder variam por país: confirme a regra aplicável.
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Perguntas frequentes
Qual é o mais fiável: confirmação ou documentos internos?
A confirmação externa, por vir de terceiro independente e directamente ao auditor.
Podemos confirmar por email?
Pode, mas é necessário verificar a identidade do remetente e a integridade da resposta, pois o risco de falsificação é maior.
Que percentagem de saldos se circulariza?
Depende do risco e da materialidade; selecciona-se o suficiente para cobrir os itens-chave e uma amostra do resto.
E se o cliente do auditado não responder?
Fazem-se procedimentos alternativos, como a verificação de recebimentos posteriores.