Teste de cut-off: como a auditoria verifica o corte de operações

Cut-off, ou corte de operações, é a verificação de que cada transacção foi registada no período certo. Uma venda feita em Janeiro e contabilizada em Dezembro infla o resultado do ano que terminou; uma compra de Dezembro registada em Janeiro esconde um gasto e uma dívida. É um dos testes mais clássicos e mais cobrados em exames.

Porque o fim do período é zona de risco

As demonstrações financeiras dependem do princípio da especialização dos exercícios (acréscimo): rendimentos e gastos pertencem ao período em que ocorrem, não ao em que há pagamento. Perto do fecho, a pressão para atingir objectivos de vendas, bónus ou condições de crédito bancário aumenta a tentação de antecipar rendimentos ou adiar gastos. Mesmo sem má-fé, há erros de processo: facturas lançadas com atraso, guias de remessa sem factura, mercadoria em trânsito.

As asserções em causa

• Corte (cut-off): as transacções e acontecimentos foram registados no período contabilístico correcto.
• Integridade: tudo o que devia ser registado foi-o.
• Ocorrência e existência: o que foi registado aconteceu e existe.

Quando se transfere o controlo

A pergunta decisiva é: em que data a empresa transferiu o controlo dos bens para o cliente? Depende dos termos do contrato. Em geral, numa venda de mercadorias, é quando os bens são entregues ou quando o risco passa ao comprador, de acordo com as condições acordadas (por exemplo, as cláusulas de comércio internacional). Para serviços, é quando são prestados. A data da factura e a data do pagamento são secundárias.

Teste às vendas: do documento para o registo e vice-versa

1. Obter a lista das últimas vendas registadas antes do fecho (por exemplo, os últimos 15 dias) e das primeiras do novo ano.
2. Para as últimas do ano, verificar a guia de remessa ou comprovativo de entrega: a data é anterior ao fecho? Se foi posterior, a venda está antecipada.
3. Para as primeiras do ano seguinte, verificar se a entrega foi realmente em Janeiro; se foi em Dezembro, a venda está omitida do ano.
4. Rever notas de crédito emitidas depois do fecho: podem revelar vendas reconhecidas e depois anuladas.
5. Verificar sequência numérica de guias e facturas para detectar lacunas ou documentos fora de ordem.

Exemplo resolvido

Uma empresa distribuidora (valores ilustrativos, u.m.) regista a 31 de Dezembro uma factura de 30 000 relativa a mercadoria cujo custo foi de 18 000. A guia de transporte mostra saída do armazém a 2 de Janeiro.

Correcção: estornar a venda e o custo, reconhecendo-os em Janeiro. Compare o efeito de 12 000 no resultado com a materialidade de execução: se esta for 30 000, o erro é inferior, mas deve entrar no mapa de distorções, pois pode indicar um padrão e, somado a outros, ultrapassar o limite.

Teste às compras e aos passivos

O risco principal é a omissão de passivos (integridade): gastos do ano que só aparecem no seguinte. Procedimentos típicos:

• Rever pagamentos e facturas de fornecedores do início do novo ano, para ver se correspondem a bens ou serviços de Dezembro.
• Analisar guias de recepção do último dia útil: a mercadoria recebida em Dezembro está nas existências e na dívida?
• Verificar facturas por receber de fornecedores (acréscimos de gastos) para serviços prestados e ainda não facturados, como electricidade, rendas, juros e honorários.

Ligação às existências

O corte de existências liga-se ao das vendas e compras: a mercadoria que saiu antes do fecho não deve constar da contagem, e a que entrou deve. O auditor aproveita a contagem física para anotar os últimos números de guias de entrada e de saída e, depois, confirmar que o registo contabilístico está alinhado.

Sinais de alerta

• Pico invulgar de vendas nos últimos dias do ano, seguido de devoluções em Janeiro.
• Facturas emitidas sem guia de transporte ou com datas manuais.
• Acordos laterais com clientes que permitem devolver sem custo.
• Aumento anormal de acréscimos de proveitos.
• Pressão da gerência para manter o período aberto.

Em Angola e em Portugal a lógica é idêntica: o PGC e o SNC assentam na mesma ideia de especialização dos exercícios. O que varia é o enquadramento fiscal do momento em que a venda e a factura devem ser reconhecidas para IVA e imposto sobre o rendimento; confirme a regra em vigor.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

Também pode interessar: Todos os artigos Serviço de auditoria Fecho mensal de contas Confirmação de saldos Mais sobre: Auditoria, controlo interno e compliance Inventários: como o auditor assiste à contagem física das existências Tipos de opinião do auditor: sem reservas, com reservas, adversa e escusa de opinião COSO: o modelo de controlo interno em cinco componentes