Controlo interno para pequenas empresas: 10 regras simples

Controlo interno soa a grande empresa, mas é apenas um conjunto de hábitos que impede erros e abusos. Numa pequena empresa, dez regras simples fazem grande diferença e quase não custam dinheiro.

O que é controlo interno, em duas linhas

É o conjunto de regras e verificações que garante que as operações são autorizadas, registadas correctamente e conferidas por alguém. Os seus objectivos são proteger os activos, ter informação fiável e cumprir a lei. Não elimina o erro nem a fraude, mas reduz a probabilidade e permite descobri-los a tempo.

As 10 regras

1. Separe funções críticas: quem autoriza, quem executa e quem regista devem ser pessoas diferentes sempre que possível.
2. Defina limites de aprovação: pagamentos acima de um valor exigem aprovação do gerente ou de dois responsáveis.
3. Concilie os bancos todos os meses, idealmente por quem não movimenta as contas.
4. Não misture dinheiro pessoal e da empresa. Veja porque é um erro caro.
5. Exija documento para cada despesa: sem factura ou comprovativo, sem reembolso.
6. Controle o caixa: contagem periódica, depósito frequente e registo diário.
7. Controle os stocks: contagens regulares e comparação com os registos.
8. Mantenha lista de fornecedores e clientes aprovados, com verificação de novos registos.
9. Dê senhas individuais e limite o acesso a sistemas e ficheiros.
10. Reveja relatórios mensais e peça explicação sobre variações grandes.

Como pôr em prática, passo a passo

Quando a equipa é minúscula

Se só há duas ou três pessoas, a separação total de funções é impossível. Compense com revisão pelo dono: abra os extractos bancários pessoalmente, aprove pagamentos importantes, confira a lista de clientes em atraso e peça a conciliação a quem não mexe no dinheiro, como o contabilista externo. O princípio é este: nenhuma pessoa deve ter controlo completo sobre uma operação, do início ao fim, sem que outra a veja.

Custos e benefícios

Estas regras custam tempo, não dinheiro: meia hora por semana, uma reunião curta por mês. O benefício é impedir pagamentos duplicados, evitar desvios, descobrir erros enquanto são pequenos e ter números em que os sócios e o banco confiem. Compare com o custo de uma fraude descoberta tarde ou de uma coima por atraso resultante de registos desordenados.

Documentos mínimos para ter

• Manual curto de procedimentos: uma ou duas páginas sobre pagamentos, caixa, reembolsos e compras.
• Tabela de autorizações: quem pode aprovar o quê e até que valor.
• Lista de contas bancárias e de quem tem acesso a cada uma.
• Lista de fornecedores habituais com dados validados.
• Calendário fiscal com responsáveis.

Mantenha tudo simples e actualizado. Um documento longo que ninguém lê protege menos do que uma página que a equipa conhece. Se o acesso aos documentos está espalhado por emails e gavetas, considere organizar um arquivo digital, como descrito em gestão documental.

Erros frequentes

• Escrever regras e nunca as aplicar.
• Aplicar controlo só aos funcionários e não ao dono.
• Ter um só responsável por tudo e achar que a confiança substitui a verificação.
• Fazer a reconciliação bancária só no fim do ano.
• Guardar senhas partilhadas numa folha ou em mensagens.
• Não documentar excepções: quando se salta uma regra, deve ficar escrito quem decidiu e porquê.

Em Angola e em Portugal

Não há uma lei única que defina o controlo interno das microempresas, mas ele é decisivo em auditorias, em pedidos de crédito e na protecção da empresa perante inspecções. Em ambos os países, empresas acima de certas dimensões ou em certos sectores têm exigências específicas de controlo e auditoria que variam e mudam com o tempo; confirme com o seu contabilista. Para as pequenas empresas, a abordagem prática aqui descrita é suficiente para a grande maioria dos riscos comuns. Veja também auditoria.

Por onde começar esta semana

1. Escolha as três regras de maior risco para si: normalmente pagamentos, bancos e caixa.
2. Escreva-as numa folha, com responsáveis e datas.
3. Comunique à equipa a razão, sem tom de suspeita.
4. Peça ao contabilista o primeiro mapa de reconciliação.
5. Reveja ao fim de um trimestre e acrescente outra regra.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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