Misturar contas pessoais e da empresa: porque é um erro caro

Pagar o supermercado com o cartão da empresa, ou a renda do escritório com a conta pessoal, parece prático. Na prática, esconde o lucro real, dificulta a contabilidade e pode causar problemas fiscais. Separar as finanças é uma das melhores decisões de baixo custo que um empresário pode tomar.

Os quatro problemas que isto cria

• Não sabe se a empresa dá lucro. Se parte do dinheiro sai para despesas pessoais, o resultado contabilístico e a realidade da caixa deixam de coincidir.
• Fiscalidade. Despesas pessoais pagas pela empresa podem não ser aceites como custo e, dependendo do país, podem ser tratadas como rendimento do sócio.
• Crédito e auditoria. Bancos e investidores desconfiam de contas onde não se distingue o que é do negócio e o que é do dono. Veja o que o banco pede.
• Disputas entre sócios. Sem registo claro, é difícil provar quem pôs, quem tirou e quanto.

Exemplo numérico: o lucro que não existe

Valores ilustrativos, em moeda genérica. Uma pequena empresa factura 1 000 000 num mês e tem custos operacionais de 850 000. Lucro aparente: 150 000. Mas o dono pagou com o cartão da empresa 90 000 de despesas pessoais (supermercado, escola, combustível do carro de família) e ninguém as classificou.

No primeiro caso, o dono acha que o negócio rende pouco e pode tentar cortar custos errados; ou, se a despesa for aceite como custo, o imposto fica subavaliado e há risco numa inspecção. No segundo, a empresa vê o lucro real e o dono vê quanto retirou. É a mesma realidade, mas com leitura correcta.

Como separar em 6 passos

1. Abra uma conta bancária só para a empresa e, se necessário, um cartão empresarial. Todas as receitas entram aí.
2. Pague todas as despesas do negócio por essa conta. Se pagar com dinheiro pessoal por emergência, registe como adiantamento e peça reembolso com documento.
3. Defina um valor fixo de remuneração ou levantamento para os sócios, por exemplo no mesmo dia de cada mês, e respeite-o.
4. Registe empréstimos dos sócios à empresa (suprimentos) como tal, com contrato simples e datas de devolução.
5. Guarde comprovativos de tudo, mesmo dos pequenos pagamentos; digitalize no momento. Veja os documentos a entregar todos os meses.
6. Peça ao contabilista o tratamento correcto de cada situação: salário, distribuição de lucros, adiantamento ou suprimento.

E quando já está misturado?

Não é tarde. O plano de regularização, em termos gerais, tem estes passos:

1. Descarregue os extractos bancários dos últimos 6 a 12 meses.
2. Marque cada movimento como empresa, pessoal ou duvidoso.
3. Some os movimentos pessoais por mês e apresente a lista ao contabilista.
4. Defina com ele a forma de regularizar: reembolso à empresa, registo como levantamento ou outro tratamento conforme a lei.
5. A partir de uma data de corte, separe de vez as contas.

Quanto mais cedo se faz, mais simples é. Cada mês adicional de mistura aumenta o trabalho de limpeza.

Checklist de higiene financeira

• Conta bancária própria para a empresa.
• Nenhuma despesa pessoal paga pela empresa.
• Remuneração do sócio com data e valor fixos.
• Empréstimos dos sócios documentados.
• Reconciliação bancária mensal.
• Comprovativos guardados e digitalizados.
• Revisão trimestral com o contabilista.

Em Angola e em Portugal

Em Angola é comum o empresário em nome individual e a micro-empresa usarem a mesma conta, e a distinção entre levantamentos e remuneração deve ser clara perante a AGT. Em Portugal, nas sociedades, a separação patrimonial é um princípio básico e a Autoridade Tributária pode questionar despesas sem relação com a actividade; para empresários em nome individual a separação é boa prática, ainda que a pessoa responda com o património pessoal. As regras fiscais concretas variam por país e mudam; confirme na lei em vigor.

O benefício para a gestão

Com contas separadas, o balancete passa a reflectir a realidade da empresa, o fecho mensal fica mais rápido e as decisões sobre preços, contratações ou investimento assentam em números verdadeiros.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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