Contabilidade para startups: o que fazer nos primeiros 12 meses

Quem começa um negócio costuma focar-se no produto e no cliente, e deixar a contabilidade para depois. Organizar o básico desde o início custa pouco e evita limpezas dolorosas no segundo ano. Este roteiro divide os primeiros 12 meses em quatro fases.

Meses 1 a 3: fundações

As decisões iniciais têm efeito fiscal e jurídico durante anos. Faça-as com calma.

• Escolha a forma jurídica com apoio profissional (empresário em nome individual ou sociedade), pesando responsabilidade, impostos e entrada de sócios.
• Defina o capital e o que cada sócio põe: dinheiro, equipamento ou trabalho.
• Registe a empresa nas autoridades fiscais e de segurança social e obtenha as licenças da actividade.
• Abra conta bancária da empresa e não a misture com a pessoal. Veja porquê.
• Escolha um sistema de facturação adequado e certificado quando a lei o exigir.
• Defina o fluxo de documentos: quem guarda, onde, e quando entrega ao contabilista.

Meses 4 a 6: rotina

• Fecho mensal e balancete até dia 10 ou 15 de cada mês. Veja o fecho mensal.
• Calendário fiscal com todos os prazos: IVA ou imposto sobre vendas, retenções, segurança social e declarações periódicas.
• Primeiro acompanhamento de tesouraria: saldo, entradas e saídas previstas das próximas 13 semanas. Veja o plano de tesouraria.
• Cobranças: prazos de pagamento a clientes e controlo de atrasos.

Meses 7 a 9: controlo

• Calcule o ponto de equilíbrio. Veja o guia.
• Reveja preços e margens por produto ou serviço.
• Defina a remuneração dos sócios e documente-a.
• Comece a ler o balancete com o contabilista.
• Veja se o volume já exige contratar apoio na folha de salários.

Meses 10 a 12: balanço

• Prepare o fecho do exercício: inventário, imobilizado, acréscimos e diferimentos.
• Planeie impostos e reservas: estime o imposto sobre lucros e guarde o dinheiro.
• Defina o orçamento do ano seguinte, com metas de vendas e custos.
• Reveja contratos, seguros e licenças a renovar.

Exemplo numérico: a reserva para impostos

Valores ilustrativos. Uma startup factura 200 000 por mês durante 12 meses (2 400 000), com custos de 1 800 000. Lucro antes de impostos: 600 000. Se a taxa de imposto sobre lucros aplicável fosse, por hipótese, 25 por cento, a empresa deveria guardar 150 000 ao longo do ano, ou cerca de 12 500 por mês. A taxa real varia por país e muda com o tempo; confirme com o contabilista. Sem esta reserva, o imposto surge como surpresa no fim do exercício, quando a caixa já foi gasta.

Sinais de que a startup precisa de mais estrutura

Há momentos em que o improviso deixa de funcionar. Os mais claros são:

• Mais de uma dezena de facturas por dia, ou várias pessoas a emitir.
• Primeiro trabalhador contratado: surgem salários, contribuições e retenções.
• Entrada de um investidor ou sócio novo, que exige relatórios e dados fiáveis.
• Pedido de crédito ou de financiamento público.
• Venda ao estrangeiro, com câmbio e documentos aduaneiros.

Nestes casos, vale a pena rever o contrato com o contabilista, o sistema de facturação e o calendário fiscal. Muitas startups só descobrem a necessidade de contas fiáveis quando um investidor as pede; preparar antes poupa semanas de correcção.

Checklist dos 12 meses

Em Angola e em Portugal

Em Angola, a constituição de sociedades e o registo fiscal têm requisitos próprios, e o regime de tributação (Imposto Industrial, IVA e, em alguns casos, regimes simplificados) depende do enquadramento da empresa. Em Portugal, existem regimes como o regime simplificado de IRC ou de IRS para pequenos negócios e obrigações periódicas de IVA, e a escolha entre empresário em nome individual e sociedade tem impacto fiscal. Estas regras mudam; confirme na lei em vigor.

Erros típicos

• Misturar contas pessoais e da empresa.
• Guardar documentos sem organização.
• Descobrir impostos só no fim do ano.
• Dar equity ou salário a sócios sem documentar.
• Deixar a facturação para quando há tempo.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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