Como fazer um plano de tesouraria a 13 semanas

Um plano de tesouraria a 13 semanas mostra, semana a semana, o dinheiro que vai entrar e sair no próximo trimestre. É uma das ferramentas mais úteis para evitar surpresas, e uma folha de cálculo chega para o fazer.

Para que serve

O plano de tesouraria responde a uma pergunta prática: vou ter dinheiro para pagar o que vence em cada semana? Ao contrário da contabilidade, que olha para trás, este plano olha para a frente. Ajuda a decidir quando cobrar, quando pagar, quando investir e quando pedir financiamento, em vez de descobrir o problema na semana em que faltam fundos.

Treze semanas, um trimestre, é um horizonte curto o bastante para ser realista e longo o bastante para agir.

Estrutura da folha

• Colunas: semanas 1 a 13, com a data de início de cada semana.
• Linhas de entradas: recebimentos de clientes, outras entradas (empréstimos, aumentos de capital, venda de activos).
• Linhas de saídas: fornecedores, salários, impostos e segurança social, rendas, empréstimos, outras.
• Saldo inicial, total de entradas, total de saídas, saldo final.
• Uma linha com o saldo mínimo desejado e outra com a diferença para esse mínimo.

Passo a passo

1. Parta do saldo bancário real, confirmado no extracto.
2. Liste os recebimentos esperados por cliente e data, não por média.
3. Liste pagamentos obrigatórios por data: salários, impostos, rendas, prestações.
4. Acrescente despesas variáveis estimadas com base nos meses anteriores.
5. Calcule o saldo semanal: saldo inicial mais entradas menos saídas.
6. Defina o saldo mínimo de segurança, por exemplo o valor de duas semanas de custos fixos.
7. Marque as semanas em que o saldo fica abaixo do mínimo.

Exemplo ilustrativo de quatro semanas

A semana 3 fecha negativa, apesar de o trimestre acabar com saldo positivo. Sem plano, a empresa só o descobria nesse dia. Com plano, há três semanas para antecipar cobranças, negociar um prazo com um fornecedor ou adiar uma despesa.

Actualização semanal

Revise o plano todas as semanas: substitua as previsões da semana que passou pelos valores reais, corrija as semanas seguintes e acrescente uma nova semana 13. A diferença entre previsto e real ensina a prever melhor, e mostra que clientes pagam sempre tarde.

O que fazer com os alertas

• Antecipar cobranças, contactando clientes antes do vencimento.
• Negociar prazos ou pagamentos faseados com fornecedores e com o Estado, onde a lei o permitir.
• Adiar despesas não essenciais.
• Rever levantamentos dos sócios.
• Procurar financiamento a tempo, antes de precisar do dinheiro. Veja pedir crédito ao banco.

Como começar já esta semana

1. Abra uma folha de cálculo com 13 colunas e as linhas descritas acima.
2. Preencha o saldo bancário de hoje e os pagamentos fixos conhecidos (salários, rendas, impostos).
3. Peça ao responsável de vendas as datas esperadas de recebimento dos dez maiores clientes.
4. Marque as semanas abaixo do saldo mínimo e decida duas acções para cada uma.
5. Marque na agenda uma revisão semanal de 20 minutos, sempre à mesma hora.

A primeira versão será imperfeita, e não faz mal. O que importa é começar e melhorar com os valores reais que se vão confirmando. Ao fim de quatro semanas, terá já um instrumento de gestão fiável e perceberá que clientes e fornecedores sistematicamente fogem ao previsto.

Erros comuns

• Usar médias em vez de datas reais de recebimento.
• Esquecer impostos e segurança social, que têm datas fixas.
• Ser optimista: assumir que todos os clientes pagam no prazo.
• Fazer o plano uma vez e nunca o actualizar.
• Confundir previsão de vendas com previsão de recebimentos.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, pondere atrasos de pagamento de clientes, disponibilidade de divisas e prazos de importação ao prever entradas e saídas. Em Portugal, inclua o IVA, as retenções e a segurança social nas datas em que são devidos. Prazos e regras variam por país e mudam com o tempo; confirme na lei em vigor.

Para continuar

Pode pedir ajuda em finanças ou na consultoria financeira. Para perceber porque o saldo pode ser pior do que o lucro, veja lucro não é dinheiro em caixa.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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