Como escolher uma empresa de contabilidade: 10 perguntas a fazer

Escolher a empresa de contabilidade errada custa tempo, multas e decisões baseadas em números falsos. Estas 10 perguntas, feitas antes de assinar, ajudam a decidir com segurança e a perceber o que vai realmente receber todos os meses.

Porque a escolha pesa mais do que parece

A contabilidade não é apenas cumprimento legal. É a fonte dos números com que decide preços, contrata pessoas, pede crédito e responde às autoridades fiscais. Um prestador fraco raramente falha de forma visível: falha em silêncio, com lançamentos atrasados, saldos que não batem e prazos fiscais descobertos à última hora.

Do outro lado, um bom prestador poupa tempo à gestão e dá-lhe informação que consegue ler. A diferença costuma estar menos no preço e mais no método: quem recebe os documentos, quando fecha o mês, quem responde e o que entrega além do mínimo legal.

As 10 perguntas a fazer

1. Que serviços estão incluídos no preço e quais são extras? Peça a lista por escrito: lançamentos, folha de salários, declarações, fecho anual, apoio a notificações.
2. Quem é o meu interlocutor e como o contacto? Uma pessoa identificada, com canal e tempo de resposta combinados.
3. Em que data fecham o mês e entregam o balancete? Uma data concreta, não um vago “nos primeiros dias”.
4. Como recebem e guardam os documentos? Digital, em papel, com cópias de segurança e controlo de acessos.
5. Quem acompanha o calendário fiscal e como me avisam dos prazos? O aviso deve chegar antes do prazo, não depois.
6. Têm experiência no meu sector? Comércio, construção, restauração, serviços e importação têm particularidades diferentes.
7. Como respondem a notificações das autoridades fiscais? Quem prepara a resposta e em que prazo.
8. Que relatórios recebo além do cumprimento legal? Vendas, margem, tesouraria, clientes em atraso.
9. Como é o contrato e as condições de saída? Duração, renovação, entrega dos dados se mudar de prestador.
10. Posso falar com clientes de referência (com autorização deles)? Um prestador seguro não se opõe.

Como ler as respostas

Valorize a precisão. “Fechamos o mês até ao dia 12 e enviamos balancete e resumo de uma página” vale mais do que “estamos sempre disponíveis”. Desconfie de respostas que fogem ao concreto, sobretudo nas perguntas 3, 7 e 9.

Peça também um diagnóstico inicial: ver o estado do arquivo, dos bancos e dos impostos antes de fixar preço mostra que o prestador quer perceber o trabalho real e não apenas fechar a venda.

Sinais de confiança e sinais de alerta

Em Angola e em Portugal

Em Angola, confirme que o prestador conhece o plano geral de contabilidade, os impostos aplicáveis à sua actividade e o relacionamento com a AGT, incluindo a submissão de declarações por via electrónica. Se a empresa tem sócios ou clientes no estrangeiro, pergunte também pela experiência com câmbios e documentos em moeda estrangeira.

Em Portugal, a contabilidade é feita sob a responsabilidade de um contabilista certificado, o que é um critério objectivo a verificar, e a comunicação de facturas e declarações à AT é feita por via electrónica. Em ambos os países, regras e prazos mudam: peça sempre ao prestador que explique o que se aplica ao seu caso e confirme na lei em vigor.

Checklist antes de assinar

• Recebeu proposta escrita com âmbito, preço e o que faz o preço variar.
• Sabe a data de fecho mensal e quais os relatórios que recebe.
• Sabe quem é o interlocutor e o tempo de resposta.
• Leu as cláusulas de duração, renovação e saída.
• Combinou como e até quando envia os documentos.
• Pediu pelo menos duas ou três propostas com o mesmo briefing.

Uma regra simples para decidir

Se duas propostas tiverem âmbito equivalente, escolha a que explica melhor o que faz e o que precisa de si. Compare-as com a checklist para comparar propostas e veja quanto custa a contabilidade para perceber o que faz o preço variar.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

Também pode interessar: Todos os artigos Contabilidade Pacote empresas Mais sobre: Escolher e trabalhar com a contabilidade Checklist para comparar propostas de contabilidade Quanto custa a contabilidade de uma empresa: o que faz variar o preço Contabilidade interna ou externalizada: o que compensa à sua empresa?