Como corrigir erros de contabilidade já lançados

Descobrir um erro na contabilidade já lançada gera ansiedade, mas quase todos têm correcção. O importante é saber de que tipo de erro se trata, em que período ocorreu e o que já foi declarado.

Primeiro: perceber o tipo de erro

Princípio de base: não apagar, corrigir

Na contabilidade, um lançamento feito não se apaga; corrige-se com outro lançamento, que fica registado com data e razão. Isto mantém o rasto de auditoria e protege a empresa. O contabilista faz um estorno do lançamento errado, ou um lançamento de ajuste, e documenta o motivo. Se o período já estiver fechado, a correcção pode ser feita no período corrente, ou o período pode ser reaberto, consoante a materialidade e as regras aplicáveis.

Exemplo resolvido, ilustrativo

Uma factura de material de escritório de 45 000 Kz foi lançada como 54 000 Kz, por troca de dígitos, e paga com este valor. Passos:

1. Detectar: a reconciliação mostra um pagamento de 54 000, mas o extracto diz 45 000.
2. Verificar a factura original para confirmar o valor correcto.
3. Estornar o lançamento errado ou lançar o ajuste de 9 000 Kz, com descrição do motivo.
4. Corrigir o saldo do fornecedor e a despesa associada.
5. Analisar o imposto: se houve imposto deduzido sobre o valor errado, regularizá-lo.
6. Arquivar a justificação.

Valores ilustrativos. A forma exacta do lançamento depende do plano de contas.

Quando já foi entregue uma declaração

Se o erro afectou uma declaração já entregue às autoridades, a correcção pode envolver uma declaração de substituição ou uma regularização no período seguinte, consoante o tipo de imposto, o montante e a lei do país. As condições, prazos e eventuais encargos variam por país e mudam com o tempo; peça ao contabilista que confirme qual a via aplicável e o que acontece se esperar. Em regra, é preferível corrigir por iniciativa própria do que esperar por uma inspecção, mas a decisão deve ser tomada com aconselhamento profissional.

Quando o erro é antigo

1. Delimite o período afectado e os valores envolvidos.
2. Reúna documentos de suporte: facturas, extractos, contratos.
3. Veja se a correcção afecta declarações, impostos ou demonstrações financeiras já aprovadas.
4. Peça ao contabilista a avaliação de materialidade: quão relevante é o erro para as contas?
5. Defina com ele o plano de correcção e a comunicação a quem for necessário, como sócios, banco ou auditor.

Estorno e ajuste: qual escolher

A escolha depende do sistema e do critério do contabilista. O que importa é que cada correcção seja datada, justificada e comprovável, de modo a que um auditor ou inspector perceba o que foi feito e porquê.

O que nunca fazer

• Apagar ou alterar documentos originais.
• Ajustar valores sem justificar por escrito.
• Corrigir só o resultado sem corrigir os saldos de balanço.
• Esconder o erro aos sócios ou ao auditor.
• Corrigir à pressa, sem perceber a causa.

Prevenir a repetição

• Reconciliação bancária mensal.
• Confirmação de valores com o documento original antes de lançar.
• Revisão de lançamentos acima de um valor por segunda pessoa.
• Relatório mensal de excepções, como duplicados e saldos anómalos.
• Registe a causa de cada erro e a medida tomada.

O fecho mensal é a melhor oportunidade para detectar erros pequenos antes que se tornem grandes.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países, as regras sobre rectificação de declarações, prazos de correcção e consequências variam por imposto e mudam com o tempo. Em geral existe uma via para corrigir declarações já entregues e, em certos casos, uma redução de penalizações quando a correcção é espontânea. Confirme sempre na lei em vigor e com o contabilista. Se a empresa for auditada, o auditor deve ser informado dos erros relevantes e das correcções feitas.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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