Contas bancárias da empresa: como abrir e organizar

A conta bancária da empresa é o espelho da sua contabilidade. Quando está bem organizada, a reconciliação é rápida e os erros aparecem logo. Quando se mistura com a conta pessoal, ninguém consegue provar o que aconteceu.

Documentos habituais para abrir conta

• Documentos de identificação dos sócios e gerentes.
• Certidão de registo comercial ou equivalente e estatutos.
• Número de identificação fiscal da empresa.
• Acta ou documento que indique quem pode movimentar a conta.
• Comprovativo de morada da sede.
• Prova do depósito do capital, quando aplicável.

Quantas contas ter

A empresa pequena pode começar com uma conta à ordem, mas há vantagens em separar fundos por função. Uma conta de operações recebe e paga o dia-a-dia; uma conta de reserva fiscal retém o IVA e os impostos cobrados; uma conta de salários facilita o pagamento mensal. Mais contas implicam mais extractos e reconciliações, por isso ajuste ao volume do negócio.

Quem pode movimentar a conta

• Defina quem tem poderes de assinatura e se há limites por valor.
• Para pagamentos relevantes, use dupla autorização quando o banco o permitir.
• Evite que a mesma pessoa registe facturas, aprove e pague sem controlo.
• Revogue de imediato o acesso a quem sai da empresa.

Regras simples de organização

1. Todas as receitas entram na conta da empresa, nunca na conta pessoal.
2. Todas as despesas do negócio saem da conta da empresa.
3. Qualquer retirada dos sócios é registada como salário, dividendos ou outro título formal, nunca como levantamento sem explicação.
4. Cada movimento tem documento de suporte guardado.
5. Reconcilie o extracto bancário todos os meses com a contabilidade.

Cartões, transferências e numerário

Os cartões de crédito ou débito da empresa devem ser usados só para despesas do negócio, com recibos guardados. As transferências devem incluir descrição clara para facilitar a identificação. O numerário é difícil de provar: se for inevitável, emita sempre recibo, deposite com regularidade e limite os pagamentos em dinheiro dentro do que a lei permite, que varia por país.

Veja também por que razão misturar contas pessoais e da empresa é um erro caro.

Reconciliação bancária na prática

A reconciliação compara o saldo e os movimentos do extracto com os da contabilidade. Diferenças típicas são cheques ainda não levantados, transferências em trânsito, comissões não registadas e erros de digitação. Uma diferença que se arrasta durante meses costuma esconder um problema maior. Peça ao contabilista a lista de itens por reconciliar todos os meses e resolva-os com rapidez.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, a abertura de contas empresariais e os limites a pagamentos em numerário seguem regras do banco central e da lei, que se actualizam; em Portugal, também existem limites a pagamentos em dinheiro e obrigações de comunicação de contas. Confirme as regras em vigor no banco e com o contabilista.

Exemplo: o que a falta de organização custa

Uma empresa de serviços recebe parte dos pagamentos na conta pessoal do gerente, por conveniência. No fim do ano, o contabilista encontra 18 transferências sem factura correspondente e várias despesas pessoais pagas pela empresa. Para regularizar, é preciso reconstruir cada movimento, emitir documentos em falta, explicar origens junto da autoridade fiscal e, em alguns casos, pagar imposto e juros sobre rendimentos não declarados. Uma conta empresarial separada desde o início teria evitado todo este trabalho. Situação ilustrativa.

Controlo de pagamentos recorrentes

Reveja trimestralmente os débitos directos, assinaturas e comissões bancárias. Pagamentos automáticos que ninguém lembra, como software não usado ou seguros duplicados, são fugas frequentes de caixa. Mantenha uma lista dos pagamentos recorrentes com valor, data, fornecedor e responsável, e cancele o que já não é necessário. Esta lista também ajuda a prever a tesouraria dos meses seguintes.

Relação com o banco e com o crédito

Um histórico bancário limpo é o melhor argumento para obter crédito. Os bancos analisam os extractos para avaliar vendas, regularidade e uso de descobertos. Uma conta onde entram receitas de forma regular e saem despesas claras facilita limites de crédito, financiamentos e confiança de fornecedores e clientes.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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