Como avaliar o desempenho da sua empresa de contabilidade

Poucos empresários avaliam formalmente o seu contabilista. Em geral só se repara quando algo corre mal. Avaliar o serviço com poucos indicadores simples, uma ou duas vezes por ano, permite corrigir cedo e saber se o prestador continua a ser a escolha certa.

Porque avaliar

Uma avaliação objectiva muda a conversa: em vez de sentimentos vagos de insatisfação, há dados sobre prazos, erros e respostas. Isso ajuda o prestador a melhorar e dá ao cliente base para decidir se mantém ou muda. Também reconhece o que está bem feito, o que reforça a relação.

Indicadores de prazo

• Data média de fecho mensal face à acordada.
• Prazo de resposta a pedidos correntes e urgentes.
• Declarações entregues dentro do prazo legal.
• Pagamentos de impostos avisados com antecedência.

Indicadores de qualidade

• Número de erros ou correcções por período.
• Reconciliações bancárias em dia, sem diferenças antigas.
• Saldos de clientes e fornecedores conferidos.
• Documentos suportados e arquivados.
• Notificações das autoridades por tratar ou repetidas.

Indicadores de comunicação e utilidade

• Clareza das explicações e dos relatórios.
• Antecipação de riscos e prazos.
• Utilidade das recomendações para decisões reais.
• Disponibilidade para reuniões e esclarecimentos.

Grelha simples de avaliação

Como conduzir a conversa

1. Marque uma reunião específica, não aproveite uma conversa de rotina.
2. Comece pelo que está bem.
3. Apresente factos e exemplos, não generalizações.
4. Peça um plano de melhoria com datas.
5. Acorde uma nova revisão em três a seis meses.

Quando mudar de prestador

Se os problemas persistem apesar de avisos e planos, pode ser altura de mudar. Antes, confirme que não está a pedir mais do que o contratado e que cumpriu a sua parte (documentos a tempo, respostas rápidas). Se a falha é do prestador, prepare a transição. Veja como mudar de contabilista sem perder informação.

Em Angola e em Portugal

Os indicadores são os mesmos, mas os prazos legais variam por país e mudam com o tempo; use como referência os prazos efectivamente aplicáveis à sua empresa. Em Portugal, pode consultar o seu estado perante a AT no portal; em Angola, confirme com o prestador e com a AGT o estado das obrigações. Ter acesso próprio a esta informação é sempre uma boa prática.

Exemplo de avaliação semestral

Uma empresa de comércio avalia o seu prestador ao fim de seis meses. Regista que o fecho mensal foi entregue dentro do prazo acordado em cinco dos seis meses; que houve uma correcção relevante num lançamento de IVA, detectada pelo próprio prestador; que os prazos fiscais foram todos cumpridos, com avisos prévios; e que as respostas a pedidos correntes demoraram em média dois dias úteis. Em contrapartida, os relatórios são considerados demasiado técnicos.

A conclusão não é mudar de prestador, mas pedir um relatório mensal simplificado e reunir trimestralmente. Seis meses depois, repete-se a avaliação. Exemplo ilustrativo.

Este tipo de avaliação transforma uma sensação difusa em acções concretas, e mostra ao prestador onde ajustar sem pôr em causa a relação.

O seu papel na qualidade do serviço

Antes de culpar o prestador por atrasos, verifique o seu lado. Os documentos chegaram completos e a tempo? As dúvidas foram respondidas rapidamente? Informou das decisões que afectam a contabilidade? A maioria dos atrasos resulta de falhas nos dois lados, e uma avaliação honesta começa por reconhecê-las.

Registe também o que o prestador faz bem e agradeça: um cliente organizado e respeitoso costuma receber melhor serviço do que um cliente que só aparece para reclamar.

• Mantenha uma lista dos pedidos e respostas do período.
• Guarde as datas reais de envio e de fecho.
• Registe as correcções e as suas causas.
• Avalie também o seu cumprimento dos prazos.

Sinais de que a avaliação deve ser mais frequente

Se a empresa está a crescer depressa, a mudar de regime ou a atravessar uma fase de maior risco, como um pedido de crédito ou uma inspecção, avalie com mais frequência, por exemplo trimestralmente. Nessas fases, pequenos atrasos ou erros têm consequências maiores, e é melhor detectá-los cedo.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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