Como planear o custo anual de contabilidade e obrigações da empresa

Muitos empresários tratam os custos de contabilidade e de obrigações como surpresas mensais. Um orçamento anual simples transforma-os em despesas previsíveis, melhora a tesouraria e facilita a conversa com o prestador. Eis como construí-lo sem fórmulas complicadas.

Porque orçamentar estes custos

Os custos de conformidade, como honorários, taxas, seguros e certificações, são relativamente previsíveis, mas concentram-se em certos meses. Impostos e contribuições têm datas fixas. Quando não são planeados, geram picos de tesouraria. Planeá-los permite reservar dinheiro com antecedência e evitar recorrer a crédito de curto prazo.

As categorias a incluir

• Honorários de contabilidade: avença mensal e extras previstos.
• Impostos e contribuições: estimativa com base no período anterior e na actividade prevista.
• Salários e encargos: incluindo subsídios e encargos sociais.
• Taxas e emolumentos: licenças, registos e certidões.
• Seguros e certificações obrigatórias.
• Software e arquivo: facturação, plataformas, armazenamento.
• Reserva para imprevistos: notificações, correcções, consultoria.

Passo a passo

1. Reúna os custos do ano anterior, por categoria e por mês.
2. Identifique os que têm data fixa: impostos, rendas, seguros.
3. Ajuste para o crescimento previsto: mais trabalhadores, mais volume.
4. Peça ao prestador a avença e os extras prováveis.
5. Distribua o total por mês e veja os picos.
6. Defina uma reserva mensal para os meses de pico.
7. Reveja trimestralmente e actualize.

Modelo simples de folha

Como lidar com os picos

Alguns meses concentram muitas obrigações: fecho do ano, impostos anuais, subsídios de férias e de Natal onde aplicável. Em vez de esperar, crie uma reserva mensal separada, mesmo pequena, para esses meses. Liga-se ao plano de tesouraria a 13 semanas, que mostra, semana a semana, quando o dinheiro sai.

O papel do prestador no orçamento

• Fornecer o calendário fiscal e de obrigações do ano.
• Estimar valores de impostos com base nos números do ano.
• Avisar de alterações legislativas que afectem os custos.
• Rever com o gestor o orçamento em reuniões trimestrais.

Erros frequentes

• Orçar apenas honorários e esquecer impostos e taxas.
• Não prever os meses de pico.
• Usar valores do ano anterior sem ajustar ao crescimento.
• Não ter reserva para imprevistos.
• Não rever o orçamento durante o ano.

Em Angola e em Portugal

Os calendários de obrigações, as taxas e os regimes variam por país e mudam com o tempo: use sempre o calendário actualizado e confirme na lei em vigor. Em Portugal e em Angola, a periodicidade das declarações e os meses de maior carga fiscal são diferentes, por isso evite copiar um orçamento de um país para o outro. Se a empresa opera nos dois, trate cada país separadamente e consolide depois. Para ligar este orçamento ao resto da gestão, veja lucro não é dinheiro em caixa.

Exemplo de distribuição por meses

Imagine uma empresa cujos custos fixos de conformidade são regulares em onze meses, com um pico no fecho do ano devido a impostos anuais e honorários de fecho. Se não planeou, o pico surge de repente e pesa na tesouraria. Se reservou um duodécimo do valor estimado em cada mês, quando o pico chega o dinheiro já existe numa conta separada.

Esta técnica, simples mas eficaz, transforma um susto anual em dedução mensal. Um prestador atento ajuda a estimar o valor do pico com bastante antecedência. Exemplo ilustrativo, sem valores.

Uma conta bancária separada para esta reserva ajuda a disciplina: o dinheiro está lá, identificado, e não se confunde com o que está disponível para gastar.

Rever o orçamento com o contabilista

Aproveite a reunião trimestral para comparar o planeado com o real: os honorários estão no valor esperado? Os impostos vieram acima ou abaixo da estimativa? Surgiram custos não previstos? Ajuste as estimativas dos meses seguintes e registe as lições. Ao fim de dois ou três ciclos, o orçamento torna-se uma ferramenta fiável.

Ligação ao orçamento geral da empresa

Os custos de conformidade devem entrar no orçamento anual global da empresa, ao lado de vendas, compras e investimentos. Assim, a administração vê o peso real das obrigações sobre a margem e decide com informação completa, em vez de os tratar como extras de última hora.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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