Regularizar contabilidade em atraso: o que pesa no custo e como planear

Contabilidade em atraso não é um problema raro: acontece a empresas que cresceram depressa, mudaram de prestador ou nunca organizaram os documentos. A boa notícia é que quase sempre tem solução. O custo depende de vários factores previsíveis, e um plano por fases torna o processo gerível.

O que determina o custo

• Número de meses em atraso e volume de documentos por mês.
• Estado do arquivo: documentos completos, incompletos ou inexistentes.
• Qualidade dos registos anteriores e necessidade de correcções.
• Complexidade: trabalhadores, stocks, imobilizado, várias contas.
• Obrigações fiscais em falta e eventuais coimas, que variam por país e mudam; confirme na lei.
• Urgência: prazos curtos exigem mais recursos.

Diagnóstico: o primeiro passo

Antes de qualquer valor, o prestador deve fazer um diagnóstico: que períodos estão por fechar, que documentos existem, que declarações estão em falta e que riscos há. O diagnóstico resulta numa estimativa de esforço e num plano. Se alguém dá um preço fechado sem ver nada, desconfie. Veja os sinais de contabilidade mal feita para identificar o ponto de partida.

Plano por fases

1. Fase 1 – Estabilizar: garantir que o mês corrente é registado e que as obrigações urgentes são cumpridas.
2. Fase 2 – Recuperar documentos: pedir segundas vias a fornecedores, bancos e clientes.
3. Fase 3 – Regularizar os períodos: lançar do mais antigo ao mais recente, ou por prioridade fiscal.
4. Fase 4 – Reconciliar: bancos, clientes, fornecedores, Estado.
5. Fase 5 – Fechar e rever: demonstrações financeiras e declarações em falta.

Documentos que faltam: o que fazer

Se faltam facturas ou extractos, peça segundas vias; bancos e fornecedores costumam fornecê-las. Nunca crie documentos para tapar buracos: é ilegal e agrava o risco. Se um documento não puder ser recuperado, o prestador deve avaliar o tratamento correcto à luz da lei e explicar as consequências, por exemplo na dedutibilidade.

Orçamentar a regularização

Como evitar voltar a atrasar-se

• Rotina mensal de envio de documentos com data fixa.
• Fecho mensal acordado com o prestador.
• Lista de pendências partilhada.
• Revisão trimestral do que está em aberto.
• Acesso directo aos portais para acompanhar o estado das obrigações.

Comunicar com as autoridades

Se há declarações em falta, é normalmente preferível regularizar por iniciativa própria do que esperar por uma notificação, mas as consequências e os procedimentos variam por país. Peça aconselhamento específico ao seu contabilista ou a um advogado fiscal antes de agir. O que importa é ter um plano e comunicar com transparência.

Em Angola e em Portugal

Os mecanismos de regularização, os prazos de prescrição e as coimas são definidos pela lei de cada país e mudam com o tempo. Em Portugal, existem procedimentos de regularização voluntária previstos na lei; em Angola, convém confirmar com a AGT e com o prestador as opções aplicáveis. Em qualquer caso, quanto mais cedo se começar, menor tende a ser o custo total. Veja também quanto custa não ter contabilidade organizada.

Exemplo de plano de recuperação a seis meses

Uma empresa com doze meses em atraso decide regularizar. No primeiro mês, o prestador faz o diagnóstico, estabiliza o mês corrente e identifica as declarações mais urgentes. No segundo e terceiro, recupera documentos com fornecedores e bancos e lança os meses mais recentes. No quarto e quinto, trata dos meses mais antigos e reconcilia bancos, clientes e fornecedores. No sexto, fecha o período, entrega as declarações em falta e faz uma revisão final.

Durante todo o processo, o mês corrente continua a ser fechado em dia, para que o problema não volte a crescer. Ao fim de seis meses, a empresa tem contas actualizadas e uma rotina mensal. Exemplo ilustrativo; os prazos dependem de cada caso.

Perceba que não é preciso resolver tudo ao mesmo tempo. O essencial é ter ordem, prioridades e transparência sobre o progresso.

Perguntas a fazer ao prestador antes de começar

1. Que períodos e obrigações estão em atraso?
2. Qual a ordem de trabalho e porquê?
3. Que documentos são indispensáveis e quais se podem substituir?
4. Como será comunicado o progresso?
5. Que riscos fiscais identifica e como os mitigamos?

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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