Checklist mensal de contabilidade para PME: modelo para imprimir e usar

Uma empresa pequena não precisa de processos complicados, precisa de uma rotina que se repita todos os meses. Esta checklist divide o trabalho entre a empresa e o contabilista e serve de modelo para adaptar ao seu negócio.

Porque uma checklist resolve mais do que boa vontade

A maioria dos atrasos na contabilidade não vem de falta de competência, vem de falta de rotina: o documento chega tarde, o extracto bancário esquece-se, o salário muda e ninguém avisa. Uma lista fixa, com responsável e data, transforma tarefas vagas em compromissos verificáveis.

O modelo abaixo está pensado para uma PME com poucos trabalhadores, algumas contas bancárias e facturação normal. Se tem stocks, obras ou várias moedas, acrescente linhas; a lógica mantém-se.

Durante o mês: o que a empresa faz no dia-a-dia

• Guardar cada factura de compra e despesa no mesmo dia, em pasta digital ou física única.
• Emitir facturas de venda só através do programa de facturação certificado, nunca em papel solto.
• Registar recebimentos e pagamentos com a referência da factura a que respeitam.
• Separar sempre as despesas pessoais das da empresa: conta própria, cartão próprio.
• Avisar o contabilista de eventos fora do normal: novo trabalhador, empréstimo, compra de equipamento, contrato novo.

Até ao dia 5: o envio ao contabilista

Fixe uma data limite para enviar o pacote do mês anterior. O dia 5 é só uma referência; o importante é que seja sempre a mesma.

Até ao dia 15: o fecho feito pelo contabilista

1. Lançamento de todos os documentos recebidos.
2. Reconciliação de cada conta bancária com o respectivo extracto.
3. Conferência dos saldos de clientes e fornecedores.
4. Cálculo e processamento dos salários, descontos e encargos.
5. Apuramento do imposto sobre o consumo (IVA ou equivalente) e preparação das declarações do período.
6. Regularizações do mês: acréscimos, diferimentos, amortizações.
7. Balancete e pequeno relatório com comentários.

Os prazos legais de cada declaração variam por país e mudam com o tempo; peça ao contabilista um calendário fiscal escrito e confirme-o na lei em vigor.

Reunião de 20 minutos: o que o gestor deve olhar

• Vendas e custos do mês face ao mês anterior.
• Saldo de bancos e o que está para pagar nas próximas quatro semanas.
• Clientes com facturas vencidas há mais de 30 dias.
• Valores devidos ao Estado e respectivas datas.
• Qualquer lançamento que o contabilista não conseguiu fechar por falta de documento.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, o gestor deve confirmar com o contabilista os prazos da AGT para declarações e pagamentos, bem como as obrigações de segurança social (INSS) e retenções sobre salários. Em Portugal, o calendário é o da Autoridade Tributária e da Segurança Social, com envios periódicos de declarações e dados de facturação. Em ambos os casos, o princípio é o mesmo: documentos completos no início do mês, fecho antes de meio do mês seguinte.

Como saber que o mês ficou realmente fechado

• Os saldos bancários da contabilidade coincidem com os extractos.
• Não há documentos pendentes de lançamento.
• Existe balancete assinado ou enviado por escrito.
• As datas fiscais do mês seguinte estão no calendário.

Se um destes pontos falha de forma repetida, vale a pena pedir um diagnóstico: o problema costuma estar no processo, não nas pessoas.

Adaptar o modelo ao seu negócio

Uma loja com stock acrescenta contagens de inventário mensais e conferência de caixa diária. Uma empresa de serviços acrescenta o controlo de horas facturáveis e de projectos em curso. Uma empresa com trabalhadores no estrangeiro acrescenta documentos de contratação, seguros e regras de tributação aplicáveis em cada país.

Para cada linha nova, responda a três perguntas: quem faz, até quando, e como se sabe que ficou feito. Se não houver resposta clara a uma delas, a linha ainda não é uma tarefa, é apenas uma intenção.

Reveja a checklist a cada trimestre. O que nunca falha pode ser simplificado; o que falha com frequência deve ser dividido em passos mais pequenos ou reatribuído a outra pessoa.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

Também pode interessar: Todos os artigos Contabilidade Pacote empresas Gestão documental Mais sobre: Obrigações, documentos e fiscalidade da empresa Como organizar facturas e recibos da empresa sem perder nenhum Que documentos a empresa deve guardar e durante quanto tempo Fecho de exercício: o que a empresa deve preparar antes do contabilista começar