Relatórios mensais de contabilidade que são realmente úteis

Muitas empresas recebem balancetes todos os meses e não os usam, porque são longos, técnicos e chegam tarde. Um relatório útil é curto, regular e responde a perguntas de gestão. Eis o que pedir e como o ler.

O problema dos relatórios que ninguém lê

O balancete completo é um documento de trabalho: serve o contabilista e as autoridades. Para o gestor, o que interessa é saber se o mês correu bem, se há dinheiro suficiente, quem deve e que impostos aí vêm. Quando o relatório não responde a estas perguntas, a conversa com o contabilista passa a ser sobre prazos e burocracia, não sobre o negócio.

O primeiro passo é dizer claramente o que quer ver. A maioria das empresas de contabilidade prepara versões mais ricas se lhas pedirem, e muitas só não o fazem porque nunca ninguém pediu.

Os cinco blocos de um relatório de uma página

1. Vendas e custos do mês, comparados com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado, quando existir.
2. Margem: quanto sobra de cada unidade monetária de venda depois dos custos directos.
3. Tesouraria: saldo bancário, entradas e saídas previstas das próximas semanas.
4. Clientes e fornecedores: quem deve mais, há quanto tempo, e o que se deve pagar.
5. Estado: impostos e contribuições apurados, datas de pagamento e eventuais pendências.

Exemplo de relatório (valores ilustrativos)

Com seis linhas e duas frases de comentário o gestor sabe o essencial. O resto fica no balancete, para consulta.

Relatórios adicionais, por necessidade

• Mapa de dívidas de clientes por antiguidade, se vende a prazo.
• Resultados por linha de negócio ou loja, se há várias actividades.
• Previsão de tesouraria a 13 semanas, se a caixa é apertada (ver plano de tesouraria).
• Custos com pessoal, se são a maior despesa.
• Orçamento versus real, se tem um orçamento anual.

Como pedir

1. Escolha cinco a oito indicadores e escreva-os num e-mail.
2. Peça uma data fixa de entrega mensal e confirme-a.
3. Peça um comentário curto do contabilista sobre o que mudou e porquê.
4. Reveja o relatório ao fim de três meses e retire o que não usa.

Não peça tudo de uma vez. Um relatório que cresce sem critério volta a ser ilegível.

Erros comuns

• Aceitar apenas mapas legais como relatório de gestão.
• Comparar números sem saber se os registos estão completos: um relatório útil começa por um fecho fiável.
• Ler só os resultados e ignorar a tesouraria.
• Pedir indicadores que ninguém na empresa sabe interpretar.
• Não guardar os relatórios para ver a evolução ao longo do tempo.

Como ler os números sem ser contabilista

1. Comece pela tesouraria: há dinheiro para os próximos dois meses?
2. Veja a margem: sobe, desce ou mantém-se? Procure uma razão para a mudança.
3. Olhe para os clientes: o que está em atraso há mais de sessenta dias?
4. Veja os impostos a pagar: já tem dinheiro reservado?
5. Termine com uma pergunta ao contabilista sobre o que mais o surpreendeu.

Este exercício leva dez minutos e transforma um relatório em decisão. Se não consegue fazê-lo, o relatório é demasiado complicado e deve ser simplificado.

Periodicidade e pontualidade

Um relatório de gestão útil chega até ao dia 10 a 15 do mês seguinte. Depois disso, os números já pertencem ao passado e as decisões ficam sem base. Se o prazo do contabilista depende de documentos seus, cumpra a data limite combinada. Se o atraso é do contabilista, fale com ele: ou o processo tem de mudar, ou a expectativa tem de ser ajustada por escrito.

Um relatório provisório entregue a tempo vale mais do que um relatório perfeito entregue tarde, desde que o gestor saiba o que é provisório e porquê.

Ligação ao fecho mensal

A qualidade do relatório depende da qualidade do fecho mensal: se o banco não está reconciliado ou há facturas por lançar, os indicadores enganam. Quando o contabilista avisar que o relatório do mês é provisório, pergunte porquê e quando fica definitivo.

Em Angola e em Portugal

Os relatórios de gestão não são obrigatórios nos mesmos termos das demonstrações financeiras legais: dependem do acordo com a empresa de contabilidade. A moeda de reporte, o tratamento do câmbio e a leitura dos impostos variam por país e mudam com o tempo; peça que o relatório sinalize esses efeitos quando existam.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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