Confidencialidade na contabilidade: o que deve exigir por escrito

Ao contratar contabilidade, entrega-se à outra parte a informação mais sensível da empresa: vendas, margens, salários, dívidas, sócios. A confidencialidade não deve ficar só na boa-fé. Eis o que pedir por escrito e como verificar que é cumprido.

Porque a confidencialidade é um assunto de gestão

O contabilista conhece quanto ganha cada trabalhador, quem são os melhores clientes, que margem tem cada produto e que dívidas existem. Essa informação, em mãos erradas, pode servir a concorrentes, a credores ou a litígios entre sócios. Por isso a confidencialidade tem de ser tratada como risco de gestão, com regras claras, e não como cortesia profissional.

Os contabilistas estão em regra sujeitos a deveres de sigilo profissional, mas o alcance e as excepções dependem do país e do estatuto de cada profissional. Não assuma que tudo está coberto: leia o contrato e pergunte.

O que deve constar do contrato

1. Definição de informação confidencial: dados financeiros, fiscais, de pessoal, comerciais e documentos partilhados.
2. Dever de sigilo da empresa de contabilidade e de todos os seus colaboradores, que se mantém depois do fim do contrato.
3. Finalidade limitada: a informação só pode ser usada para prestar o serviço contratado.
4. Subcontratação: proibida sem autorização ou permitida só em condições idênticas de sigilo.
5. Excepções legais: casos em que a lei obriga a divulgar à autoridade competente, com aviso à empresa sempre que a lei o permita.
6. Devolução ou eliminação dos dados e documentos no fim do contrato, com confirmação escrita.
7. Comunicação de incidentes: aviso rápido em caso de perda, acesso indevido ou ataque.

Perguntas para fazer à empresa de contabilidade

• Quem tem acesso aos meus documentos e dados, por função?
• Os colaboradores assinam acordos de confidencialidade?
• Onde se guardam os dados e como se fazem as cópias de segurança?
• Usam serviços de terceiros, como armazenamento na nuvem ou software? Em que condições?
• Como se eliminam dados e documentos quando termina o contrato?
• O que fazem em caso de perda de um computador ou de um ataque informático?

As respostas dizem muito. Uma empresa que nunca pensou nestes pontos tem lacunas. Uma que responde de imediato e por escrito demonstra processo.

Protecção de dados pessoais

As contas de uma empresa incluem dados pessoais de trabalhadores, clientes e sócios. Em Portugal aplica-se o regime europeu de protecção de dados; em Angola existe legislação própria sobre o tema. Em ambos os casos, as regras mudam e variam por situação, pelo que convém confirmar na lei em vigor. Na prática, a empresa deve saber que a contabilidade actua em seu nome no tratamento desses dados e o contrato deve reflectir isso.

O que a sua empresa deve fazer do seu lado

• Partilhar documentos por canais controlados, não por grupos de mensagens abertos.
• Dar acessos aos portais e à banca com os mínimos poderes necessários.
• Registar quem tem acessos e quando foram dados.
• Retirar acessos quando um colaborador ou o prestador sai.
• Evitar enviar dados pessoais desnecessários.
• Usar palavras-passe fortes e não as partilhar por e-mail.

A confidencialidade é uma responsabilidade partilhada: não adianta exigir muito ao prestador se internamente os documentos circulam sem controlo.

Situações delicadas

Em Angola e em Portugal

Os deveres de sigilo, as excepções e a protecção de dados dependem da lei de cada país e do estatuto profissional do contabilista; mudam com o tempo. Para empresas com sócios no estrangeiro, vale a pena definir também qual a lei aplicável ao contrato e onde ficam guardados os dados. Confirme tudo na legislação em vigor ou com um advogado.

Sinais de que o tema está a ser bem tratado

• O contrato menciona confidencialidade de forma clara.
• Há uma lista de pessoas com acesso.
• A empresa de contabilidade explica como guarda e apaga dados.
• Há aviso quando alguém novo passa a tratar a sua conta.
• O processo de saída está descrito.

Se algum ponto faltar, peça a alteração antes de assinar. Para ver outros pontos do contrato, leia sobre a gestão de acessos aos dados.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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