Exportar e importar: o que o contabilista deve acompanhar em cada operação

Vender ou comprar além-fronteiras multiplica os documentos, os custos e os riscos. Muitas empresas descobrem só no fecho do mês que o custo real de uma importação era maior do que o previsto. Um bom acompanhamento contabilístico começa antes de a mercadoria sair.

A cadeia de documentos de uma operação internacional

• Factura comercial do fornecedor ou ao cliente.
• Documentos de transporte (conhecimento de embarque, guia aérea ou equivalente).
• Declaração aduaneira e comprovativos de pagamento de direitos e impostos.
• Lista de embalagem e certificados exigidos para a mercadoria.
• Comprovativos bancários do pagamento ou do recebimento.
• Apólice de seguro da carga, se existir.

O custo real de uma importação

O preço na factura do fornecedor raramente é o custo final. Para valorizar o stock e calcular a margem, é preciso somar tudo o que foi necessário para pôr a mercadoria no armazém.

Se a empresa fixar o preço de venda com base apenas em 10 000, vende com margem menor do que pensa, ou com prejuízo. Alguns impostos recuperáveis, como o IVA em certos regimes, não entram no custo; os restantes entram. Confirme o tratamento na lei em vigor.

Câmbio: onde se ganha ou se perde

Se o fornecedor factura em dólares ou euros e a empresa paga 60 dias depois, a taxa de câmbio pode ter mudado. A diferença entre o valor registado e o valor pago é uma diferença cambial, a registar em ganhos ou perdas. Convém acompanhar as contas de fornecedores em moeda estrangeira e reavaliá-las no fecho, segundo a norma contabilística aplicável.

Para operações recorrentes, avalie com o banco as opções de cobertura de risco cambial, e estabeleça a moeda e o prazo de pagamento no contrato. Veja o artigo sobre moeda estrangeira para o enquadramento contabilístico.

Exportações: quando e como reconhecer a venda

• Verificar os termos de entrega acordados (quem paga o transporte e o seguro, e quando passa o risco para o comprador).
• Reconhecer a venda de acordo com a norma aplicável e o momento em que o controlo da mercadoria passa ao cliente.
• Guardar prova de saída do país ou da entrega ao transitário; é a que sustenta tratamentos fiscais específicos nas exportações.
• Controlar prazos de recebimento e riscos de crédito, sobretudo com clientes novos.

Erros comuns

• Não contabilizar custos de importação nos stocks e tratá-los como despesa do mês.
• Perder o rasto de documentos aduaneiros, necessários para comprovar custos e impostos.
• Esquecer de reavaliar saldos em moeda estrangeira no fecho.
• Misturar mercadorias em trânsito com stock disponível.
• Fixar preços sem actualizar o custo cambial.

Um exemplo de acompanhamento: a ficha da operação

Uma prática simples que muitas PME adoptam é abrir uma ficha por operação, numa folha de cálculo, com: fornecedor ou cliente, referência, moeda, data e valor da factura, taxa de câmbio, custos associados, data de pagamento ou recebimento e margem final. Quando o contabilista recebe a ficha completa com os documentos, o lançamento é mais rápido, o custo do stock mais correcto e as diferenças cambiais ficam identificadas.

Ao fim de seis meses, a comparação entre fichas mostra que fornecedores, rotas ou clientes compensam e quais só dão trabalho. É informação de gestão que nasce de um simples hábito de registo.

Checklist por operação

1. Antes: confirmar termos de entrega, moeda, prazo e documentos necessários.
2. Durante: acompanhar embarque, desalfandegamento e pagamento de direitos.
3. Depois: recolher todos os documentos e calcular o custo total.
4. No fecho: reavaliar saldos em moeda estrangeira e rever mercadoria em trânsito.
5. Periodicamente: comparar margem prevista e real por produto.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, a importação envolve procedimentos aduaneiros e cambiais próprios, e o acesso a divisas pode condicionar prazos de pagamento. Em Portugal, as trocas com outros países da União Europeia seguem regras de IVA e declarações específicas distintas das trocas com países terceiros. Tudo isto muda com o tempo; confirme na legislação em vigor e com o seu despachante e contabilista.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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