Facturas sem requisitos legais: consequências para a empresa e como evitar

Uma factura é mais do que um papel que se entrega ao cliente: é a prova da venda, a base do imposto e, para quem a recebe, a justificação de um custo. Quando falta um requisito legal, os problemas aparecem dos dois lados.

Porque os requisitos existem

As regras de facturação servem para identificar quem vendeu, quem comprou, o que foi vendido, quando e por que valor, permitindo à administração fiscal verificar o imposto devido. Os requisitos exactos variam por país e mudam com o tempo, mas há elementos que quase sempre se encontram em qualquer sistema.

Elementos que normalmente se exigem

• Identificação e número de contribuinte do emitente e do cliente (este nem sempre obrigatório em vendas a particulares, consoante o país).
• Numeração sequencial e única, muitas vezes por série.
• Data de emissão.
• Descrição da mercadoria ou serviço, quantidade e preço.
• Imposto aplicável, base de incidência e total, ou motivo de isenção.
• Em muitos países, emissão por programa certificado ou comunicação à administração fiscal.

Confirme na lei em vigor o que se aplica ao seu país e ao seu tipo de actividade.

As consequências para quem emite

As consequências para quem recebe a factura

O problema não é só do vendedor. A empresa que recebe uma factura com falhas pode não conseguir deduzir o IVA ou o imposto sobre consumo, e a administração fiscal pode não aceitar a despesa como custo para efeitos de imposto sobre o lucro. Em termos práticos, pagar 100 por um serviço sem factura válida pode significar pagar o imposto sobre esse montante como se não tivesse havido despesa.

Exemplo ilustrativo: uma empresa compra material por 1 000 000 Kz com uma factura sem NIF do cliente. Em inspecção, a despesa pode não ser aceite e o lucro tributável aumenta nesse valor. O custo extra é o imposto devido sobre esse montante, mais juros e eventuais coimas.

O que fazer quando recebe uma factura com falhas

1. Não pague e peça a correcção ao fornecedor, por escrito.
2. Se o fornecedor emitir nota de crédito e nova factura, guarde ambas.
3. Registe o contacto: datas, mensagens e respostas.
4. Se o fornecedor não corrigir, pergunte ao contabilista como proceder; não invente documentos.
5. Evite pagamentos em numerário para fornecedores que não emitem factura válida.

O que fazer quando foi a sua empresa a emitir mal

1. Identifique as facturas afectadas: período, clientes e valores.
2. Corrija pelos meios legais: nota de crédito e nova factura, ou rectificação, conforme o regime aplicável.
3. Se o imposto foi mal calculado, avalie com o contabilista a regularização voluntária, que costuma sair mais barata do que uma correcção forçada.
4. Ajuste o processo para não se repetir: modelos, formação, validações.

Prevenção: um processo simples

• Use programa de facturação certificado ou aprovado quando exigido.
• Defina um responsável por emitir e outro por conferir mensalmente a numeração.
• Crie um modelo com todos os campos obrigatórios e proíba facturas manuais fora do sistema.
• Reveja facturas recebidas antes de pagar: dados da empresa, NIF, valores e imposto.
• Peça ao contabilista uma revisão trimestral dos documentos.

Em Angola e em Portugal

Os dois países têm regras detalhadas de facturação e sistemas de validação ou certificação do programa de facturação, e fiscalizam o cumprimento. Os requisitos, os formatos e as sanções variam e mudam com o tempo. Em Angola, convém acompanhar as exigências da administração tributária sobre facturação electrónica; em Portugal, as regras de certificação de programas e de comunicação de documentos. Confirme sempre na lei em vigor.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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