Como a digitalização poupa tempo e dinheiro na contabilidade da empresa

Em muitas PME, a contabilidade ainda vive em pastas de papel, mensagens de telemóvel e folhas de cálculo dispersas. Digitalizar não é comprar tecnologia por moda: é reduzir o tempo gasto à procura de documentos e os erros de digitação.

Onde se perde tempo e dinheiro hoje

• A procurar uma factura em arquivos de papel.
• A pedir a mesma informação várias vezes.
• A digitar manualmente valores que já existem em formato digital.
• A corrigir erros de transcrição.
• A esperar pelo fecho do mês porque faltam documentos.
• A deslocar-se para entregar ou recolher papéis.

O que digitalizar primeiro

Quanto se pode poupar: um exemplo ilustrativo

Uma pequena empresa processa 200 documentos por mês. Se cada documento gastar 5 minutos entre receber, arquivar, procurar e digitar, são cerca de 17 horas mensais. Com um fluxo digital em que os documentos entram já organizados e parte dos dados é lida automaticamente, o tempo por documento pode cair para 2 minutos, ou seja, cerca de 7 horas. A diferença de 10 horas por mês é trabalho que pode ir para vendas, cobrança ou análise. Os números são apenas ilustrativos: meça o seu próprio caso.

Passos para uma digitalização sem dor

1. Escolha uma pasta digital única, com estrutura simples: ano, mês, tipo de documento.
2. Defina uma regra de nomes: data, entidade, valor ou número.
3. Crie o hábito de carregar o documento no dia em que o recebe.
4. Escolha a ferramenta de digitalização: telemóvel com boa luz serve em muitos casos, desde que o ficheiro fique legível.
5. Dê acesso ao contabilista à pasta ou ao programa.
6. Confirme o que a lei exige quanto ao arquivo dos originais.

Cuidados legais

A validade de um documento digitalizado ou de uma factura electrónica depende de cada país. Há situações em que o original em papel deve ser conservado durante um prazo; noutras, o digital tem valor pleno se cumprir certos requisitos. Os prazos de conservação também variam e mudam com o tempo. Pergunte ao contabilista o que se aplica antes de destruir qualquer papel.

Digitalizar também protege

• Reduz o risco de perda por incêndio, inundação ou extravio.
• Permite cópias de segurança em locais diferentes.
• Dá um rasto de quem acedeu ou alterou documentos, se o sistema o registar.
• Facilita a resposta a inspecções, pela rapidez na entrega de documentos.

Plano de 30 dias para começar

1. Semana 1: escolher a pasta digital, a estrutura e as regras de nomes; combinar tudo com o contabilista.
2. Semana 2: digitalizar documentos do mês corrente e começar a carregar novos documentos diariamente.
3. Semana 3: ligar extractos bancários em formato electrónico e rever a facturação.
4. Semana 4: fazer o primeiro fecho com o fluxo digital, medir o tempo gasto e corrigir o que falhou.

No fim dos 30 dias, compare: quanto tempo se gastou, quantos documentos ficaram em falta e quantas dúvidas surgiram. É a melhor forma de ver o que a digitalização trouxe e de decidir o passo seguinte.

Erros a evitar

• Digitalizar tudo sem organizar: um monte de ficheiros é tão difícil de usar como um monte de papel.
• Fotografias ilegíveis ou cortadas.
• Não fazer cópias de segurança.
• Dar acesso total a todos os colaboradores.
• Destruir originais sem confirmar prazos legais.

Em Angola e em Portugal

Os dois países têm avançado na facturação electrónica, nas comunicações fiscais por via digital e no pagamento electrónico, mas o ritmo, as obrigações e as plataformas oficiais diferem e mudam. Em contextos com ligação à internet menos estável, convém escolher soluções que funcionem com cópias locais e sincronizem quando houver rede. Peça ao contabilista a lista das obrigações digitais que se aplicam à sua empresa.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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