Facturar clientes no estrangeiro: o que pôr na factura, na moeda e no contrato

Ter o primeiro cliente estrangeiro é um marco para qualquer PME. Mas facturar fora do país levanta perguntas que não existem no mercado local: em que moeda, com que imposto, com que prazo e como garantir que se recebe.

Os dados que a factura deve ter

• Identificação completa da sua empresa e do cliente, incluindo número de identificação fiscal ou equivalente.
• Descrição clara do serviço ou bem e período a que se refere.
• Valor, moeda e, se relevante, a taxa de câmbio usada.
• Data de emissão e data de vencimento.
• Dados bancários para pagamento (IBAN, SWIFT/BIC quando aplicável).
• Indicação do regime de imposto aplicável, quando exigido pelas regras do país.
• Número de contrato ou encomenda do cliente, se ele o exigir.

Os requisitos legais variam por país e mudam; confirme as regras de facturação do país onde a sua empresa está sedeada e as exigências do cliente.

Em que moeda facturar

Não há resposta única. Se o prazo de pagamento for longo e a moeda for instável, o risco cambial pode comer toda a margem. Uma solução comum é facturar numa moeda de referência e definir no contrato como e quando se converte.

Prazos e formas de pagamento

• Defina o prazo em dias, contados a partir da emissão da factura, e as consequências do atraso.
• Peça um sinal ou pagamento adiantado, em especial com clientes novos.
• Estabeleça quem suporta as comissões bancárias (cláusulas OUR, SHA ou BEN, nas transferências internacionais).
• Considere formas de garantia (carta de crédito, seguro de crédito) em contratos grandes.

Impostos sobre o consumo e retenção na fonte

A factura a um cliente estrangeiro pode ter tratamento diferente em matéria de imposto sobre o consumo, consoante o tipo de serviço e o país do cliente. Pode também suceder que o cliente retenha imposto sobre o pagamento. Pergunte ao contabilista antes de emitir a primeira factura e peça ao cliente, se necessário, que lhe entregue o comprovativo de retenção para poder recuperar ou deduzir o imposto, quando permitido. Veja também pagamentos a não residentes e retenção na fonte.

Cláusulas essenciais do contrato

1. Descrição do serviço, entregáveis e critérios de aceitação.
2. Preço, moeda, câmbio e forma de pagamento.
3. Prazos de pagamento e juros de mora.
4. Impostos: quem suporta e como se procede em caso de retenção.
5. Propriedade intelectual e confidencialidade.
6. Lei aplicável e foro, ou arbitragem.
7. Rescisão e consequências.

Exemplo: o efeito do câmbio na margem

Uma empresa factura 5 000 EUR a 60 dias. À data da factura, 1 EUR vale 1 000 Kz, ou seja, 5 000 000 Kz. Quando o cliente paga, 1 EUR vale 950 Kz, e a empresa recebe 4 750 000 Kz: uma perda cambial de 250 000 Kz. Se a margem do serviço era de 10%, ou 500 000 Kz, metade desapareceu só pela variação da taxa. Valores ilustrativos.

Com prazos longos e moedas voláteis, estes efeitos são frequentes. Por isso convém reflectir o risco no preço, encurtar prazos ou pedir pagamento parcial adiantado.

Registo contabilístico

Na contabilidade, a venda é registada à taxa de câmbio da data da operação, e o saldo em aberto é reavaliado no fecho. No recebimento, a diferença entre o valor registado e o valor efectivamente recebido é uma diferença cambial. Acompanhe também as comissões bancárias e de plataformas, que são custo.

Guarde: contrato, factura, comprovativo de envio ao cliente, comprovativo de recebimento e extractos. Os prazos de arquivo variam por país e mudam; confirme.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, as facturas devem respeitar as regras de facturação em vigor e o recebimento do exterior passa pelo sistema bancário, com documentação cambial. Em Portugal, as vendas a clientes de outros países da União Europeia e de países terceiros têm regras de IVA diferentes entre si. Confirme tudo na lei em vigor antes de emitir a primeira factura.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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