Emigrantes com empresa no país de origem: obrigações contabilísticas e como não perder o controlo

Muitos emigrantes mantêm ou abrem uma empresa no país de origem e confiam a gestão a um familiar. A distância não suspende nenhuma obrigação contabilística: continua a haver factura, imposto, declarações e prazos.

As obrigações não mudam por viver longe

A empresa é uma entidade própria e tem de cumprir a lei do país onde está registada: contabilidade organizada, declarações fiscais periódicas, entrega de contas e pagamento de impostos e segurança social. Quem responde perante as autoridades é a empresa e, em certos casos, os seus gerentes ou administradores. Estar noutro país não é desculpa para atrasos.

Os riscos mais comuns da gestão à distância

• Depender de uma só pessoa que recebe, paga e informa, sem mais ninguém a conferir.
• Falta de documentos: facturas e comprovativos que ficam num telemóvel ou numa gaveta.
• Mistura de dinheiro: a conta da empresa a pagar despesas da família e vice-versa.
• Atrasos fiscais descobertos só quando chega uma notificação.
• Procurações amplas sem controlo do que é feito com elas.

Montar um sistema de controlo que funcione à distância

1. Duas pessoas, duas funções. Quem faz a venda ou a compra não deve ser a única a aprovar o pagamento.
2. Acesso de leitura à conta bancária para o proprietário, mesmo que não movimente.
3. Pasta digital partilhada onde todos os documentos entram até uma data fixa.
4. Relatório mensal de uma página: vendas, custos, saldo, dívidas e impostos.
5. Calendário fiscal enviado pelo contabilista com antecedência.
6. Reunião periódica por videochamada com gestor e contabilista.

Dinheiro entre países: o que registar

Quando o proprietário envia dinheiro para a empresa, deve registar-se o que é: capital, empréstimo de sócio ou outro. Quando retira dinheiro, deve ser distribuição de lucros, reembolso de empréstimo ou remuneração, e não um levantamento sem classificação. Cada tipo tem tratamento fiscal e contabilístico diferente.

E os impostos do emigrante a título pessoal?

A empresa paga os seus impostos no país onde está registada. O emigrante, enquanto pessoa, pode ter obrigações no país onde reside, incluindo declarar rendimentos recebidos da empresa. Isto depende da residência fiscal e dos acordos entre países; peça aconselhamento a um profissional dos dois lados. Leia também dupla tributação.

Quando vale a pena manter, vender ou encerrar

Com o tempo, o emigrante pode perguntar-se se compensa continuar. Três perguntas ajudam: a empresa gera resultados que justificam o esforço de controlo? Há alguém de confiança e competente a geri-la? Os custos fixos (contabilista, impostos mínimos, rendas) estão cobertos?

• Manter: se há resultados e um gestor de confiança, com relatórios regulares.
• Vender ou passar o testemunho: se existe um comprador ou um sócio interessado; prepare contas e documentos.
• Encerrar: se não há actividade; o encerramento tem passos formais e não é só deixar de operar. Empresas paradas continuam por vezes a acumular obrigações e coimas.

Em qualquer das três decisões, a contabilidade em dia é o que permite avaliar a empresa com números reais e não com impressões.

Documentos que deve ter sempre acessíveis

• Certidão ou registo da empresa e pacto social actualizado.
• Cartão ou comprovativo de contribuinte da empresa.
• Últimas declarações fiscais e comprovativos de pagamento.
• Extractos bancários dos últimos meses.
• Contratos com trabalhadores, rendas e fornecedores principais.
• Lista de procurações e poderes atribuídos a terceiros.

Guarde cópias digitais num sítio a que o proprietário tenha acesso directo, não apenas o gestor local. Em caso de conflito ou de saída do gestor, isso poupa semanas.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países, a sociedade tem contabilista, prazos fiscais e obrigações perante a segurança social, independentemente de onde vivam os sócios. As formalidades para gerir à distância (procurações, assinaturas digitais, representantes) variam e mudam com o tempo; confirme com as entidades locais. Se vai deixar o negócio entregue a outra pessoa, formalize os poderes dela por escrito.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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