Como melhorar o prazo de recebimento de clientes

Vender a prazo é muitas vezes necessário, mas cada dia de atraso é dinheiro que a empresa financia ao cliente sem juros. Reduzir o prazo médio de recebimento é uma das formas mais baratas de melhorar a caixa, porque não exige crédito nem cortes: exige processo.

Medir primeiro: o prazo médio de recebimento

O prazo médio de recebimento (PMR) mede, em dias, o tempo que os clientes demoram a pagar. Uma forma simples: saldo médio de clientes dividido pelas vendas a prazo do período, multiplicado pelo número de dias. A fórmula completa e os exemplos estão em prazo médio de recebimento e de pagamento.

Para decidir o que fazer, não olhe só para a média: peça uma lista de clientes por antiguidade de saldo (a vencer, 1 a 30 dias, 31 a 60, mais de 60). Costuma haver poucos clientes responsáveis pela maior parte do atraso.

Impacto na caixa: exemplo resolvido

Empresa com vendas anuais de 36 000 000 a prazo (moeda genérica, valores ilustrativos), ou 100 000 por dia aproximadamente. Se o PMR passa de 60 para 45 dias, o dinheiro preso em clientes baixa.

Sem pedir um tostão ao banco, a empresa passou a ter 1 500 000 disponíveis. É por isso que o recebimento é uma alavanca tão poderosa.

Antes da venda: condições e crédito

• Política de crédito escrita: a quem se vende a prazo, até que valor, com que prazo.
• Avaliar o cliente antes de conceder crédito: histórico, referências, dimensão. Para clientes novos, comece com pagamento antecipado ou prazo curto.
• Adiantamento ou sinal em encomendas grandes ou personalizadas.
• Condições de pagamento claras na proposta e no contrato: data, forma, juros de mora, consequências do atraso.
• Limite de crédito por cliente, revisto periodicamente.

No momento da venda: facturar bem e depressa

• Emitir a factura no momento da entrega, não semanas depois.
• Garantir que a factura tem os dados correctos do cliente e cumpre os requisitos legais, para evitar devoluções e atrasos por erro.
• Enviar a factura ao contacto certo (quem aprova pagamentos) e confirmar a recepção.
• Registar a data de vencimento no sistema e criar alertas.
• Oferecer várias formas de pagamento: transferência, referência, pagamento móvel, cartão.

Depois da venda: cobrança sem drama

1. Lembrete antes do vencimento, simples e cordial, três a cinco dias antes.
2. Contacto no dia seguinte ao vencimento, a perguntar se há algum problema com a factura.
3. Segunda insistência aos 15 dias, por escrito, com valor, número da factura e nova data limite.
4. Escalada a um responsável do cliente, se necessário, e suspensão de novos fornecimentos até regularizar.
5. Carta formal de interpelação, e só em último caso, via legal ou entrega a empresa especializada.

Registe cada contacto. Um histórico claro ajuda a negociar e, se for preciso, a provar a dívida.

Incentivos e acordos

• Desconto de pronto pagamento: só vale a pena se for menor do que o custo de esperar. Um desconto de 2% para pagar 30 dias mais cedo equivale a uma taxa anualizada elevada; calcule antes de oferecer.
• Planos de pagamento por escrito, para clientes em dificuldade, com prestações e datas.
• Débito directo ou pagamentos recorrentes, quando o tipo de cliente o permite.
• Factoring ou desconto de facturas, quando fizer sentido, avaliando o custo.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, os atrasos de pagamento por parte de entidades públicas e de grandes clientes são uma realidade que obriga a incluir esse risco na política de crédito e no preço, a manter reserva de caixa e a ter contratos claros. Em Portugal, a legislação sobre atrasos de pagamento nas transacções comerciais prevê prazos e juros de mora; confirme as regras em vigor e use-as nas condições de venda.

Em ambos, a qualidade do contrato e da factura determina a facilidade de cobrança.

Erros frequentes

• Vender a prazo a quem já deve e não paga.
• Não ter data de vencimento registada.
• Cobrar só quando falta dinheiro, em vez de ter rotina semanal.
• Dar descontos de pronto pagamento sem calcular o custo.
• Aceitar pagamentos parciais sem registar e reconciliar.
• Misturar o dono com a cobrança de amigos e familiares, sem regras.

Combine este trabalho com a gestão de tesouraria: a previsão de entradas só é fiável se o recebimento tiver processo.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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