Gestor e contabilista: quem faz o quê e quem responde por quê

Muitos conflitos com contabilistas nascem de expectativas diferentes: o gestor julga que o contabilista trata de tudo, o contabilista julga que o gestor entrega tudo. Clarificar quem faz o quê, por escrito, evita multas, mal-entendidos e rupturas.

A regra de ouro: a responsabilidade final é da administração

Seja qual for o contrato, quem responde perante as autoridades e os sócios pela contabilidade e pelos impostos é, em regra, a administração da empresa. O contabilista é um profissional com deveres técnicos e éticos e pode ser responsabilizado pelos seus próprios erros, mas não substitui o gestor.

Isto não é uma ameaça, é uma razão para acompanhar de perto: assinar sem ler, deixar tudo em piloto automático ou aceitar números que não se entendem é correr um risco evitável.

O que cabe ao gestor

• Garantir que todas as operações têm documento e que os documentos chegam ao contabilista a tempo.
• Emitir facturas correctas e com os requisitos legais.
• Informar o contabilista de decisões com impacto contabilístico ou fiscal: contratos, empréstimos, compra de bens, contratação, alteração de preços.
• Assegurar que existe dinheiro para pagar impostos e salários nas datas devidas.
• Ler os relatórios e tomar decisões com eles.
• Aprovar as contas e as declarações antes de serem entregues.

O que cabe ao contabilista

• Registar as operações de acordo com o referencial contabilístico aplicável.
• Calcular impostos e preparar as declarações dentro dos prazos.
• Fechar contas mensais e anuais e produzir relatórios.
• Alertar para riscos, prazos e alterações relevantes.
• Aconselhar tecnicamente, dentro do seu âmbito.
• Manter confidencialidade e guardar os papéis de trabalho.

Tabela de responsabilidades

O que deve estar escrito no contrato

• Serviços incluídos e excluídos, com exemplos.
• Prazos de entrega de documentos e de relatórios.
• Quem submete as declarações e quem confirma pagamentos.
• Como se tratam serviços extra e quanto custam.
• Confidencialidade, protecção de dados e propriedade dos ficheiros.
• Condições de saída e de entrega do arquivo ao novo contabilista.

O contrato não precisa de ser longo. Precisa de ser claro, e de poder ser lido por um gestor sem formação jurídica.

Quando algo corre mal: como separar responsabilidades

Se uma multa surge por atraso, procure a causa: o documento foi entregue a tempo? O contabilista avisou do prazo? Havia saldo para pagar? A resposta indica quem falhou, e às vezes foram os dois. Um registo de emails e do calendário partilhado é a melhor forma de reconstituir os factos sem discussões.

Se o erro for técnico, como um lançamento mal feito ou um imposto mal calculado, o contabilista deve corrigi-lo e ajudar a regularizar. A forma como responde à falha diz muito sobre a qualidade do serviço.

Em Angola e em Portugal

Em Portugal, a profissão está sujeita a regras de ordem profissional, e em Angola, a normas e organizações próprias do sector. Em ambos os casos, é prudente confirmar a qualificação e a inscrição do profissional e pedir um termo de responsabilidade claro para as declarações submetidas em seu nome.

Como manter a relação saudável ao longo dos anos

Marque uma reunião fixa por mês ou por trimestre, com agenda curta: resultados, tesouraria, impostos próximos e assuntos pendentes. Registe por email as decisões tomadas e as dúvidas esclarecidas. Quando houver mudanças no negócio, como nova actividade, novo trabalhador ou novo sócio, avise antes e não depois.

Peça ao contabilista que lhe explique o que não percebe, sem receio. Um bom profissional prefere uma pergunta a tempo a uma correcção tardia. E dê feedback: se o relatório é demasiado técnico, diga-o; se as datas apertam, negoceie-as. Um serviço de contabilidade melhora quando o cliente participa, e os problemas resolvem-se mais depressa quando a conversa é regular.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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