Formação de funcionários: custo, registo e benefícios fiscais

Formar pessoas custa dinheiro e tempo, e muitas pequenas empresas só a vêem como despesa. Bem planeada, a formação reduz erros, retém talento e pode ter tratamento fiscal favorável. Para o saber é preciso registar e documentar.

Despesa ou investimento?

Em geral, a formação ligada à actividade corrente (reciclagem técnica, segurança, utilização de um novo sistema) é um gasto do período. Quando a formação gera um benefício claramente duradouro e identificável, alguns referenciais contabilísticos exigem critérios apertados para a tratar de outra forma, e a prática corrente é registá-la como gasto. Peça orientação ao contabilista sobre o tratamento que se aplica ao seu caso.

O que entra no custo da formação

• Honorários do formador ou da entidade formadora.
• Inscrições em cursos e certificações.
• Materiais, plataformas e licenças.
• Deslocações e alojamento.
• Horas de trabalho dos formandos (custo indirecto, útil para análise, ainda que não seja pago à parte).

Benefícios fiscais: o que verificar

Alguns países permitem majoração de custos de formação ou incentivos a empresas que investem na qualificação dos trabalhadores, normalmente com condições (entidade certificada, plano de formação, registo de presenças). Outros não têm benefícios específicos. Não presuma: confirme na lei fiscal em vigor e guarde os documentos que o benefício exige, porque sem prova o custo pode ser rejeitado.

Como medir o retorno

Valores e comparações devem ser seguidos durante pelo menos um ciclo anual, senão são anedotas e não medições.

Cláusulas de permanência

Algumas empresas pedem ao trabalhador que permaneça um período após uma formação cara, ou que devolva parte do custo se sair antes. A validade destas cláusulas e os seus limites dependem da lei laboral do país. Se as quiser usar, escreva-as e confirme a sua legalidade antes de as assinar.

Passo a passo

1. Levante as necessidades de formação por função.
2. Faça um plano anual com orçamento.
3. Escolha entidades formadoras com comprovativos.
4. Registe presenças, conteúdos e certificados.
5. Entregue as facturas e documentos ao contabilista com a indicação de que são formação.
6. Avalie os resultados no fim do ano.

Em Angola e em Portugal

Existem programas, incentivos e obrigações de formação com desenho distinto em cada país, que variam com o sector e o tempo. Verifique junto das entidades competentes se a sua empresa pode beneficiar de algum apoio antes de pagar a formação, e não depois.

Exemplo ilustrativo de plano anual

Valores ilustrativos. Uma empresa com 12 trabalhadores reserva 2% da massa salarial anual para formação. Se a massa salarial for de 36 000 000, o orçamento é de 720 000. Distribui-o por três blocos: segurança e saúde no trabalho (obrigatória em muitos sectores), competências técnicas das equipas de produção ou serviço, e competências de gestão para chefias. No fim do ano compara o gasto real com o orçado e regista o que foi feito, quem participou e que resultados se observaram.

Um plano assim permite defender o orçamento perante os sócios e dá ao contabilista o enquadramento para classificar cada factura.

Erros frequentes

• Pagar formação sem factura ou sem identificar o formando.
• Escolher acções por preço, sem avaliar conteúdo e certificação.
• Formar quem vai sair em breve, sem qualquer compromisso.
• Não guardar presenças e programas, que são a prova perante benefícios fiscais.
• Tratar a formação como despesa de última hora, cortada em anos maus.

O papel da contabilidade

A contabilidade deve ter uma conta ou centro de custo para a formação, de modo a que o gasto seja visível e comparável de ano para ano. Sem essa separação, a formação mistura-se com serviços externos e ninguém sabe quanto se gasta. Com ela, a administração pode decidir com dados e confirmar se tem direito a algum benefício. Veja também a nossa área de recursos humanos.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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