Controlo de custos na PME: onde cortar sem estragar o negócio

Cortar custos às cegas costuma sair caro: despede-se quem gera vendas, adia-se a manutenção que evitava avarias e perde-se qualidade. O controlo de custos eficaz começa por saber onde o dinheiro vai, e só depois decide o que cortar, renegociar ou manter.

Primeiro, classifique os custos

Separe os custos em quatro grupos, porque cada um pede uma atitude diferente:

• Ligados à receita (mercadorias, comissões): só baixam se mudar o produto, o fornecedor ou o preço.
• Estrutura (rendas, salários fixos, seguros): são rígidos no curto prazo; renegociam-se.
• Discricionários (viagens, representação, publicidade, formação): podem ajustar-se depressa.
• Desperdício (multas, juros de mora, serviços que ninguém usa, quebras): devem ir a zero.

Meça o peso de cada rubrica

Tire da contabilidade os custos dos últimos doze meses e calcule cada rubrica em percentagem das vendas. Ordene da maior para a menor. Normalmente três ou quatro rubricas explicam a maior parte da despesa, e é nelas que vale a pena gastar tempo.

Exemplo ilustrativo: numa empresa com vendas de 1 000 000, mercadorias pesam 520 000 (52%), pessoal 230 000 (23%), rendas e utilidades 90 000 (9%), transportes 50 000 (5%) e outros 60 000 (6%). Poupar 5% em transportes vale 2 500; renegociar 3% nas mercadorias vale 15 600.

Onde costuma haver ganho real

• Compras: pedir três propostas, negociar por volume ou prazo, concentrar fornecedores.
• Contratos recorrentes: seguros, telecomunicações, software, rendas. Rever anualmente.
• Energia e combustível: consumo por equipamento e viatura.
• Juros e comissões bancárias: comparar o custo total do crédito e das contas.
• Desperdício e quebras: registar o que se perde e porquê.
• Multas e juros de mora: quase sempre evitáveis com calendário.

Onde cortar é perigoso

• Manutenção preventiva: o que se poupa hoje paga-se em avarias.
• Pessoas que geram receita ou que guardam conhecimento crítico.
• Qualidade e segurança: perder clientes custa mais do que a poupança.
• Contabilidade e controlo: ficar sem números é gerir às cegas.

Exemplo: renegociar compras e contratos

Uma empresa com compras anuais de 500 000 a três fornecedores pede propostas alternativas e concentra volume em dois. Consegue 4% de redução: 20 000 por ano, sem vender mais uma unidade. Ao mesmo tempo, descobre que paga duas assinaturas de software que ninguém usa (6 000 por ano) e juros de mora recorrentes de 3 000 por pagamentos tardios.

Total recuperado: 29 000, sem despedir ninguém. Para obter o mesmo valor em vendas, com uma margem de 20%, a empresa teria de vender mais 145 000. Poupar numa compra bem negociada equivale a vender muito mais, e é muitas vezes mais rápido. Valores ilustrativos.

A regra do custo marginal na decisão

Antes de cortar, pergunte quanto custa de facto cada rubrica a mais ou a menos. Um custo fixo como a renda não desce se vender menos, mas um custo variável como a comissão desce. Por isso, uma venda adicional com margem de contribuição positiva ajuda a pagar os fixos, mesmo que não cubra a quota teórica de custos gerais que lhe foi imputada.

O inverso também vale: eliminar um produto que parece dar prejuízo, depois de imputados custos gerais, pode piorar o resultado se o produto cobria custos fixos que continuam a existir. Analise sempre a margem de contribuição antes de eliminar.

Crie responsáveis e limites

Cada rubrica relevante deve ter um responsável e um limite mensal. Peça um relatório simples com real contra orçamento, e exija justificação acima de um desvio combinado (por exemplo, 10%). Aprovações para gastos acima de um valor evitam compras impulsivas sem burocratizar tudo.

Checklist de revisão trimestral

1. Listar as dez maiores rubricas de custo e a evolução face ao trimestre anterior.
2. Rever contratos que renovam nos próximos 90 dias.
3. Pedir pelo menos uma proposta alternativa nas três maiores compras.
4. Confirmar que não há serviços pagos e não usados.
5. Verificar multas, juros e custos financeiros do período.
6. Decidir três acções concretas, com responsável e data.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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