Contabilidade para restaurantes e hotelaria

Restaurantes e hotéis vivem de margens apertadas e de custos que variam todos os dias. Sem números organizados, é fácil ter a sala cheia e a conta bancária vazia.

Os dois grandes custos: matéria-prima e pessoal

Em restauração, os custos com alimentos e bebidas e com pessoal pesam, em conjunto, a maior parte da receita. O objectivo é conhecer cada um em percentagem das vendas e acompanhá-lo semanalmente, não só no fim do mês.

O custo das matérias-primas calcula-se com a fórmula: stock inicial mais compras menos stock final. Exemplo ilustrativo: stock inicial de 500 000 Kz, compras do mês de 2 000 000 Kz e stock final de 400 000 Kz dão um consumo de 2 100 000 Kz. Com vendas de alimentos de 6 000 000 Kz, o custo é 35% das vendas. Se o objectivo fosse 30%, há 5 pontos percentuais a investigar, como desperdício, porções, preços de compra ou desvios.

Fichas técnicas e custo por prato

A ficha técnica lista os ingredientes e quantidades de cada prato e calcula o seu custo. Sem ela, o preço de venda é uma intuição. Actualize as fichas quando os preços de compra mudam, e compare o custo teórico com o consumo real para detectar quebras e desperdícios. Pratos populares com margem baixa devem ser revistos ou reposicionados no menu.

Caixa diária e meios de pagamento

• Faça o fecho de caixa por turno, com contagem de numerário, recibos e pagamentos por cartão.
• Concilie os valores do terminal de pagamento com os depósitos do banco.
• Controle as contas abertas, anulações e ofertas: devem ter registo e autorização.
• Em hotelaria, concilie reservas, adiantamentos e pagamentos de plataformas de reserva, que costumam cobrar comissões.

Gorjetas, serviço e pessoal

O tratamento das gorjetas e das taxas de serviço varia por país e pode ter implicações laborais e fiscais. Defina por escrito a política da casa, registe os valores e informe o contabilista para o tratamento correcto na folha de salários. Controle horas extra, escalas e trabalho ao fim de semana: o custo do pessoal oscila com a ocupação.

IVA e regimes especiais

Restauração e alojamento têm regras de IVA próprias em muitos países, incluindo taxas diferentes para alimentos, bebidas e alojamento, ou regimes especiais para agências e serviços turísticos. Estas regras mudam e variam; confirme sempre na lei vigente e use um programa de facturação que as respeite. Guarde as facturas de compras, porque dão direito à dedução do IVA quando as regras permitem.

Indicadores a acompanhar

Em Angola e em Portugal

Ambos os países têm forte componente de turismo e, por isso, regras de alojamento local, licenciamento, taxas e impostos específicos. Vale a pena confirmar com o contabilista o enquadramento exacto da sua actividade, a facturação aos clientes estrangeiros e o tratamento de reservas por plataformas internacionais, que podem envolver comissões e moedas diferentes.

Boas práticas para começar

1. Implemente fichas técnicas e actualize-as.
2. Faça inventário de bebidas e alimentos regularmente.
3. Concilie caixa e terminal todos os dias.
4. Revise o menu todos os trimestres com base na margem.
5. Envie ao contabilista os documentos de compra e pessoal à data combinada.

Exemplo: um dia de caixa em restaurante

O terminal de pagamento regista 1 200 000 Kz em cartões, o sistema de facturação indica vendas totais de 1 850 000 Kz e o numerário contado é de 640 000 Kz. A soma de cartões e numerário é 1 840 000 Kz, ou seja, falta 10 000 Kz. Investigar no próprio dia (anulações, trocos, erros de lançamento) é muito mais fácil do que dois meses depois. Esta disciplina diária é uma das práticas que mais reduzem perdas na restauração. Valores ilustrativos.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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