Contabilidade para construção civil e empreiteiros

Na construção, cada obra é quase uma pequena empresa: tem contrato, orçamento, prazos, custos e recebimentos próprios. Quem mistura todas as obras numa só conta nunca sabe qual dá lucro e qual dá prejuízo.

Uma obra, um centro de custo

A regra de ouro é separar os custos e as receitas por obra. Todas as facturas de materiais, subempreiteiros, mão-de-obra e equipamento devem ser atribuídas a uma obra específica. Só assim é possível comparar o orçamento com o custo real e perceber, a meio da obra, se o lucro previsto está em risco.

Estrutura de custos

• Materiais: cimento, ferro, madeira, acabamentos, com guias de entrega conferidas.
• Mão-de-obra: própria e subcontratada, com os respectivos encargos.
• Subempreiteiros: contratos escritos e facturas por auto de medição.
• Equipamento: compra, aluguer, combustível e manutenção.
• Custos de estaleiro e indirectos: vigilância, licenças, seguros, transporte.

Reconhecimento da receita e autos de medição

Em obras longas, a facturação costuma seguir autos de medição periódicos, que reflectem o trabalho executado e aprovado pelo dono da obra. A contabilidade deve reconhecer a receita de acordo com a norma aplicável, geralmente em função do grau de acabamento, e não apenas quando o cliente paga. Se se factura adiantado, há uma dívida de trabalho a fazer; se se trabalha sem facturar, há um valor a receber.

Exemplo ilustrativo: contrato de 20 000 000 Kz, orçamento de custos de 16 000 000 Kz, e 50% executado ao fim do 3.º mês. Receita reconhecida: 10 000 000 Kz; custos acumulados esperados: 8 000 000 Kz. Se os custos reais já forem de 9 500 000 Kz, a margem prevista está em risco e é preciso agir logo.

Adiantamentos, retenções e garantias

• Os adiantamentos recebidos são uma dívida até serem descontados nos autos.
• Retenções de garantia: parte do valor fica retida até ao fim do prazo de garantia e deve estar identificada como valor a receber.
• Garantias bancárias e seguros podem ser exigidos pelo cliente e têm custo.
• Prazos de pagamento do dono da obra afectam muito a tesouraria.

Tesouraria da obra

Pagar a materiais, salários e subempreiteiros antes de receber do dono da obra é a causa mais frequente de aperto financeiro. Faça previsões de caixa por obra e para o conjunto, e negocie condições de pagamento ajustadas ao ritmo dos custos. Veja o plano de tesouraria a 13 semanas.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países, as empreitadas têm regras específicas de contratação, subempreitada e IVA, que podem incluir mecanismos especiais de liquidação ou retenção. Alvarás, licenças e requisitos de segurança e saúde no trabalho também variam. Confirme na lei em vigor e com o contabilista o tratamento das suas obras, principalmente as com clientes públicos.

Erros comuns

• Não ter orçamento detalhado e depois não saber onde se perdeu a margem.
• Facturar tarde por falta de autos aprovados.
• Pagar subempreiteiros sem contrato ou factura.
• Misturar materiais de várias obras sem rasto.
• Não registar trabalhos adicionais pedidos pelo cliente e depois não conseguir cobrá-los.

Relatório mensal por obra

1. Orçamento total e percentagem executada.
2. Custos reais até à data.
3. Valores facturados e recebidos.
4. Previsão de custos até à conclusão.
5. Margem prevista versus margem do orçamento.

Seguros, garantias e responsabilidade

As obras envolvem riscos elevados. Verifique que existem seguros de acidentes de trabalho, de responsabilidade civil e de obra, quando exigidos, e que as garantias bancárias pedidas pelo cliente estão contabilizadas e com data de validade acompanhada. Registe também as provisões para obras com prejuízo previsível ou para garantias por defeitos, de acordo com a norma contabilística aplicável. Ignorar estes riscos leva a resultados optimistas que depois se transformam em prejuízo.

Fecho da obra e prazo de garantia

No fim da obra, confirme que todos os autos foram facturados, que os trabalhos adicionais foram cobrados e que as retenções de garantia estão identificadas, com a data prevista de libertação. Faça o balanço final da obra comparando o orçamento inicial com o custo real, e registe as lições: onde se perdeu margem, que fornecedores falharam e que estimativas foram optimistas. Esse conhecimento melhora os orçamentos seguintes e a negociação de novos contratos.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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