Contabilidade para quem importa produtos: custos, impostos e prazos

Quem importa não paga apenas ao fornecedor. Entre a factura de origem e a prateleira há transporte, seguro, direitos aduaneiros, impostos, despachante e câmbio. Se tudo isto não entrar no custo, o preço de venda está errado.

Qual é o custo real de uma importação

O custo de aquisição de uma mercadoria importada inclui, em regra, o preço de compra e os custos necessários para a colocar no local e no estado em que pode ser vendida: transporte, seguro, direitos aduaneiros e outros encargos não recuperáveis, e despesas de despacho. Os impostos recuperáveis, como o IVA dedutível, não entram no custo. A classificação exacta depende da norma contabilística aplicada no país; confirme com o seu contabilista.

Exemplo resolvido, com valores ilustrativos

Se o dono fixasse o preço de venda pensando apenas em 9 000 por unidade, estaria a vender abaixo do custo. Os valores são redondos e ilustrativos; as taxas reais variam por produto, país e acordo comercial.

Os documentos e o registo

• Factura do fornecedor, com moeda, descrição e valor.
• Documento de transporte e seguro.
• Declaração aduaneira com valores liquidados.
• Comprovativos de pagamento de direitos e impostos.
• Factura do despachante e dos transportes.
• Comprovativo da transferência ao fornecedor e do câmbio aplicado.

Câmbio e momento do registo

A compra é registada à taxa de câmbio da data da operação, segundo a norma aplicável; se o pagamento ocorrer mais tarde com câmbio diferente, a diferença é ganho ou perda cambial. É prudente guardar o comprovativo bancário com a taxa utilizada. Se importa com frequência, convém definir uma política de registo com o contabilista, para que todos os lançamentos sigam o mesmo critério.

Stocks, margem e preço de venda

Depois de contabilizada, a mercadoria entra em stock pelo custo total. A margem deve ser calculada sobre esse custo e não sobre o preço da factura. Um erro comum é esquecer custos que chegam depois, como a factura do despachante ou uma taxa adicional, e ficar com stock subavaliado e margem sobrestimada. Acompanhe os lotes: um lote, um custo.

Como organizar o dossier de cada importação

Cada importação deve ter uma pasta, física ou digital, com tudo o que a documenta: contrato ou encomenda, factura do fornecedor, documentos de transporte e seguro, declaração aduaneira, comprovativos de impostos e direitos pagos, factura do despachante e comprovativos de pagamento. Dê a cada pasta um código de lote e use o mesmo código nos registos de stock. Quando chegar a inspecção, o fecho do ano ou uma dúvida sobre o custo de uma unidade, tudo estará num só lugar. A Contas Organizadas presta apoio nesta área; veja a página de gestão documental.

• Digitalize os documentos no dia em que chegam.
• Nomeie ficheiros com data, fornecedor e código de lote.
• Guarde os originais pelo período legal, que varia por país.
• Registe quem aprovou cada pagamento ao exterior.

Erros frequentes

• Ignorar custos acessórios e subestimar o custo unitário.
• Não guardar documentos aduaneiros, o que pode impedir a dedução de impostos.
• Esquecer o risco cambial entre compra e pagamento.
• Misturar lotes e perder a rastreabilidade do custo.
• Pagar a terceiros sem comprovativo adequado para a contabilidade.

Em Angola e em Portugal

Em Angola, a importação envolve direitos aduaneiros, outros impostos e procedimentos cambiais junto dos bancos, e as regras mudam com o tempo; confirme com o seu despachante e contabilista antes de encomendar. Em Portugal, as compras a fornecedores da União Europeia seguem regras de IVA intracomunitário, sem direitos aduaneiros, e as compras a países terceiros passam por declaração aduaneira e direitos. Em ambos os casos, o registo rigoroso do custo evita preços mal formados. O plano de tesouraria ajuda a prever os pagamentos de importação, que tendem a ser grandes e concentrados.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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