O que é uma conta contabilística e como funciona o plano de contas

Tudo o que se regista na contabilidade vai parar a uma conta. Se as contas forem bem desenhadas, a empresa encontra qualquer informação em segundos; se forem mal desenhadas, mesmo registos correctos tornam-se inúteis. Veja o que é uma conta, como se movimenta e para que serve o plano de contas.

O que é uma conta

Uma conta é um registo individual que agrupa operações da mesma natureza e permite saber, a todo o momento, quanto há ou quanto se deve em relação a um elemento: o dinheiro em caixa, o que os clientes devem, o que se vendeu, o que se gastou em electricidade. Cada conta tem um nome, um código e um saldo.

Por razões didácticas representa-se com um T: à esquerda o débito, à direita o crédito. Cada operação movimenta pelo menos duas contas, uma a débito e outra a crédito, pelo mesmo valor.

Como se calcula o saldo

O saldo é a diferença entre a soma dos débitos e a soma dos créditos. Exemplo ilustrativo da conta Caixa:

• Débitos (entradas): 50 000 + 30 000 + 20 000 = 100 000 Kz.
• Créditos (saídas): 25 000 + 15 000 = 40 000 Kz.
• Saldo devedor: 100 000 − 40 000 = 60 000 Kz.

Contas de activo e de gastos têm normalmente saldo devedor; contas de passivo, de capital próprio e de rendimentos têm normalmente saldo credor. Se uma conta de caixa aparecer com saldo credor, há um erro: não se pode pagar mais do que se tem.

Os cinco grupos de contas

Qualquer plano de contas se organiza em torno de cinco grandes famílias, que correspondem aos elementos das demonstrações financeiras:

• Activos: caixa, bancos, clientes, existências, equipamentos.
• Passivos: fornecedores, empréstimos, Estado (impostos a pagar), pessoal.
• Capital próprio: capital social, reservas, resultados transitados.
• Rendimentos: vendas, serviços prestados, juros.
• Gastos: mercadorias consumidas, rendas, salários, amortizações.

O que é o plano de contas

É a lista organizada e codificada de todas as contas que a empresa pode usar. Garante que o mesmo tipo de operação é sempre registado na mesma conta, permite comparar períodos e alimenta directamente o balanço e a demonstração de resultados.

Em Angola, o Plano Geral de Contabilidade (PGC) fixa um quadro de contas com classes numeradas; em Portugal, o SNC tem um código de contas oficial, também por classes. A numeração exacta e os nomes diferem entre referenciais e foram alterados ao longo do tempo, por isso consulte sempre o quadro de contas em vigor no seu país e no seu curso.

Estrutura por classes e subcontas

Os códigos são hierárquicos: o primeiro dígito indica a classe, os seguintes detalham. Exemplo meramente ilustrativo:

• Classe de meios monetários: Caixa, depois Depósitos à ordem, depois Banco A e Banco B.
• Classe de terceiros: Clientes, com uma subconta por cliente importante; Fornecedores, idem.
• Classe de gastos: Fornecimentos e serviços, com subcontas para electricidade, água, comunicações e rendas.

Quanto mais detalhe, mais informação de gestão; mas demasiado detalhe torna o trabalho pesado. O equilíbrio depende da dimensão da empresa e da informação de que o gestor precisa.

Diário, razão e balancete

As contas ligam-se a três instrumentos: o diário regista as operações por ordem cronológica; o razão reúne os movimentos por conta; o balancete lista os saldos de todas as contas, verificando que a soma dos débitos iguala a soma dos créditos. Veja a relação em diário, razão e balancete.

Exemplo: do documento à conta

A empresa compra, a pronto, uma impressora por 120 000 Kz (sem IVA, ilustrativo). Passos:

1. Identificar as contas: Equipamento de escritório (activo) e Depósitos à ordem (activo).
2. Aplicar a regra: o activo Equipamento aumenta (débito); o activo Depósitos diminui (crédito).
3. Lançar: débito em Equipamento 120 000; crédito em Depósitos 120 000.
4. Actualizar os saldos no razão.

O património total não se alterou, apenas a sua composição; a equação fundamental mantém-se equilibrada (veja aqui).

Exercício: classifique as contas

Decida a que grupo pertence cada conta e qual o saldo normal esperado:

1. Fornecedores: passivo, saldo credor (a empresa deve).
2. Rendas pagas: gasto, saldo devedor.
3. Capital social: capital próprio, saldo credor.
4. Clientes: activo, saldo devedor (os clientes devem à empresa).
5. Vendas: rendimento, saldo credor.
6. Adiantamentos de clientes: passivo, saldo credor, porque a empresa ainda tem de entregar o bem ou o serviço.

Se acertou em todas, percebeu a lógica das contas; se não, volte à regra: activos e gastos aumentam a débito, passivos, capital próprio e rendimentos aumentam a crédito.

Erros típicos com contas

• Lançar uma operação numa conta de natureza errada, por exemplo uma compra de equipamento em gastos.
• Compensar saldos de clientes e fornecedores da mesma entidade sem critério.
• Deixar saldos antigos sem análise: o razão de uma conta deve ser conferido com documentos.
• Usar a conta Caixa como se fosse conta bancária, misturando dinheiro e depósitos.

Boas práticas ao desenhar ou usar um plano de contas

• Use sempre o plano oficial do seu país como base e acrescente subcontas, nunca contas fora da estrutura.
• Dê nomes claros, sem abreviaturas pessoais.
• Não crie uma conta nova para cada operação isolada; uma conta agrupa operações da mesma natureza.
• Evite contas «diversos» com saldos elevados e sem explicação.
• Reveja o plano uma vez por ano e extinga contas sem movimento.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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