Como usar a contabilidade para decidir melhor e fazer a empresa crescer

Muitas empresas veem a contabilidade como obrigação fiscal: um custo que serve para pagar impostos. Quem a usa como instrumento de gestão ganha vantagem. Os números já existem; a questão é fazê-los responder a perguntas úteis.

Do cumprimento à gestão

A contabilidade legal responde a perguntas do Estado: quanto imposto deve a empresa? A contabilidade de gestão responde às perguntas do dono: o que vendo mais, o que me dá mais margem, quando vou ficar sem dinheiro, posso contratar? Os dados são os mesmos, mas a leitura é diferente e requer informação mais frequente e mais detalhada.

As cinco perguntas que a contabilidade deve responder todos os meses

1. Estou a ganhar dinheiro? Resultado do mês e acumulado do ano.
2. Onde ganho e onde perco? Margem por produto, serviço, cliente ou loja.
3. Tenho dinheiro para o que vem? Tesouraria e previsão a 13 semanas.
4. Quem me deve e a quem devo? Clientes, fornecedores e Estado, com prazos.
5. O que mudou face ao previsto? Comparação com orçamento ou com o ano anterior.

Indicadores simples que compensam

Exemplo ilustrativo: duas linhas de negócio

Uma empresa tem duas linhas: A vende 60 milhões com margem bruta de 20%; B vende 40 milhões com margem bruta de 50%. A linha A gera 12 milhões de margem e B gera 20 milhões. Mesmo vendendo menos, B contribui mais. Se os custos fixos forem repartidos só por vendas, A parece rentável; na realidade pode estar a absorver tempo e capital para um retorno menor. A decisão sobre onde investir esforço muda quando se vê a margem por linha. Valores ilustrativos.

Decisões que a contabilidade ajuda a tomar

• Preços: saber o custo real evita preços abaixo do mínimo sustentável.
• Contratar: avaliar se a margem adicional paga o custo da pessoa.
• Investir: comparar o retorno esperado com o custo do dinheiro.
• Financiar: perceber quanto crédito suporta a tesouraria.
• Parar: encerrar linhas que consomem recursos sem retorno.

Como pôr isto em prática

1. Combine com o contabilista um relatório mensal de uma a duas páginas, com os indicadores acima.
2. Defina um dia por mês para a reunião de números, com quem decide.
3. Crie um orçamento anual simples e compare mês a mês.
4. Peça o detalhe por produto, cliente ou loja, se a estrutura da contabilidade o permitir.
5. Registe decisões tomadas a partir dos números e reveja os efeitos dois meses depois.

Exemplo ilustrativo: o orçamento como bússola

Uma empresa define para o ano vendas de 120 milhões, margem bruta de 35% e custos fixos de 33 milhões. Isso implica uma margem de 42 milhões e um resultado operacional de 9 milhões. Em cada fecho mensal, o contabilista compara o realizado com o previsto. Se em Março as vendas estão 10% abaixo e os custos fixos estão no valor, o gestor percebe cedo que o resultado anual está em risco e pode agir: reforçar vendas, rever preços ou adiar despesas. Sem orçamento e comparação, só no fim do ano se veria o problema. Valores ilustrativos.

Erros que travam o crescimento

• Olhar só para vendas e ignorar margem e caixa.
• Confundir crescimento com rentabilidade: vender mais com menor margem pode piorar a situação.
• Decidir investimentos sem projecção de tesouraria.
• Não ter informação mensal e só ver o ano depois de terminado.
• Discutir números sem uma definição comum de cada indicador.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países, a inflação, o custo do financiamento, a volatilidade cambial e os prazos de pagamento dos clientes podem alterar rapidamente a rentabilidade, por isso a informação mensal conta mais do que a anual. Em Angola, o efeito do câmbio nos custos de importados e nos preços é particularmente relevante; em Portugal, os custos laborais e a sazonalidade em certos sectores. Ajuste os indicadores à realidade do seu mercado, com o apoio do contabilista.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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