Como ler e usar relatórios contabilísticos para decidir

Muitos gestores recebem relatórios todos os meses e guardam-nos sem os abrir. Um relatório só vale o que se decide a partir dele. Eis como passar da leitura à decisão, sem ser contabilista.

Os quatro relatórios que interessam

Para gerir, bastam quatro documentos, todos produzidos a partir da mesma contabilidade:

• Demonstração de resultados: mostra se o período deu lucro ou prejuízo, e de onde vieram as vendas e os custos.
• Balanço: fotografia do que a empresa tem (activos), deve (passivos) e do que pertence aos sócios (capital próprio) numa data.
• Mapa de tesouraria: entradas e saídas de dinheiro, reais e previstas.
• Balancete: lista de saldos por conta, útil para investigar uma anomalia.

Os três primeiros respondem a perguntas diferentes. O resultado diz se o negócio é rentável; o balanço diz se é sólido; a tesouraria diz se aguenta o próximo mês.

Comece pela pergunta, não pelo relatório

Quem abre um relatório sem pergunta perde-se nos números. Defina primeiro o que quer decidir e escolha o relatório que responde:

Três comparações que revelam quase tudo

Um número isolado diz pouco. Compare sempre:

1. Com o mês anterior: vendas, custos e margem subiram ou desceram, e porquê?
2. Com o mesmo mês do ano passado: elimina o efeito da sazonalidade.
3. Com o orçamento ou objectivo: se não tem orçamento, crie um simples; sem referência, não há desvio para analisar.

Depois de cada comparação, anote a explicação. Se não sabe explicar uma variação grande, essa é a pergunta para a próxima reunião com o contabilista.

Exemplo ilustrativo

Uma loja vendeu 1.000.000 em Março e 1.100.000 em Abril, mais 10%. O custo das mercadorias passou de 600.000 para 715.000. A margem bruta caiu de 40% para 35%. À primeira vista as vendas cresceram; na leitura correcta, cada unidade vendida rende menos. As causas possíveis são preço de compra mais alto, descontos excessivos ou perdas. Os valores são fictícios e servem só para ilustrar o raciocínio.

Sinais de alerta nos relatórios

• Clientes a crescer mais depressa do que as vendas: está a vender mas a cobrar tarde.
• Saldo de caixa positivo apenas porque os fornecedores e o Estado estão por pagar.
• Custos de pessoal ou rendas a pesar cada vez mais nas vendas.
• Contas com saldos antigos que ninguém explica.
• Resultado positivo mas tesouraria sempre apertada.

Do número à acção

Cada reunião de análise deve terminar com uma lista curta de decisões, cada uma com responsável e data. Por exemplo: rever a tabela de preços do produto X até dia 20; ligar aos três maiores devedores esta semana; renegociar a renda. Sem acção, o relatório foi apenas informação.

Checklist antes de cada reunião de decisão

1. Os relatórios do mês estão fechados e conferidos com os extractos bancários?
2. Sei explicar as três maiores variações face ao mês anterior?
3. Tenho a previsão de tesouraria dos próximos três meses?
4. Conheço os impostos e contribuições que vencem em breve?
5. Defini quem executa cada decisão e até que data?

Se alguma resposta for não, resolva-a primeiro. Decidir com relatórios por conferir é pior do que adiar a decisão uma semana. Peça ao contabilista que assinale no relatório o que ainda é provisório, como lançamentos por regularizar ou saldos por confirmar.

Convém também guardar os relatórios mensais numa pasta única, por ano. Ao fim de doze meses, tem uma série histórica que permite ver tendências, preparar um pedido de crédito e responder a questões de sócios ou auditores sem andar à procura de documentos.

Em Angola e em Portugal

Os modelos legais das demonstrações financeiras diferem entre o plano de contas angolano e o SNC português, mas a lógica de leitura é a mesma. Para gestão interna, a empresa pode e deve pedir relatórios adicionais, mais simples do que os mapas oficiais. Confirme com o seu contabilista que formatos são exigidos para efeitos legais e que formatos servem apenas a gestão.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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