Como acompanhar a contabilidade da empresa sem ser contabilista

A responsabilidade final pelas contas é da administração, mesmo quando o trabalho é feito por terceiros. Para a exercer não é preciso lançar facturas: basta uma rotina curta e um pequeno painel de indicadores.

O que lhe compete e o que compete ao contabilista

O contabilista regista, concilia, calcula impostos e prepara declarações. A administração decide, autoriza pagamentos, garante que os documentos chegam e verifica se os resultados fazem sentido. Dizer que a contabilidade está a cargo de outro não afasta a responsabilidade pelos resultados nem pelos prazos.

Rotina semanal de dez minutos

1. Confirme o saldo bancário real e compare com o que esperava.
2. Veja as facturas emitidas na semana e se foram enviadas ao cliente.
3. Reveja pagamentos a fazer e a data de vencimento.
4. Verifique se todos os documentos da semana foram enviados ao contabilista.
5. Registe qualquer evento fora do normal: devolução, litígio, nova dívida.

Rotina mensal de trinta minutos

1. Abra o relatório mensal e leia primeiro a demonstração de resultados.
2. Compare vendas e custos com o mês anterior.
3. Veja os saldos de clientes e fornecedores por antiguidade.
4. Pergunte o que não percebe antes de passar ao mês seguinte.
5. Confirme as datas de impostos e contribuições dos próximos 60 dias.

Cinco indicadores simples

Controlos básicos que qualquer empresa pode ter

• Separação de funções: quem autoriza o pagamento não deve ser quem o executa, quando possível.
• Contas bancárias da empresa separadas das pessoais.
• Numeração das facturas sem falhas e arquivo ordenado.
• Dois pares de olhos em pagamentos acima de um valor definido.
• Acesso restrito ao software de facturação e ao banco.

Exemplo de painel de uma página

Muitos gestores resumem tudo numa folha única, actualizada todos os meses: vendas do mês e acumuladas, margem bruta, custos fixos, saldo bancário, total de clientes por receber e fornecedores por pagar, impostos a pagar nos próximos dois meses. Com seis a oito números, o painel responde às perguntas essenciais: estamos a vender? Estamos a ganhar? Temos dinheiro? Devemos a alguém algo que vence em breve?

Peça ao contabilista que o prepare consigo uma vez. Depois, basta actualizá-lo mensalmente com os dados do relatório. O objectivo não é a perfeição, é a regularidade: um painel simples visto todos os meses vale mais do que um relatório sofisticado nunca aberto.

Erros frequentes de quem não acompanha

• Descobrir um atraso fiscal só quando chega a notificação.
• Misturar despesas pessoais e da empresa.
• Aceitar relatórios que não percebe, sem pedir explicações.
• Guardar documentos em sítios diferentes, sem critério.
• Não verificar se a facturação certificada está a ser usada correctamente.

Sinais de que precisa de mais apoio

• Os relatórios chegam tarde, depois de os prazos fiscais passarem.
• Não consegue conciliar o saldo do banco com o que a contabilidade indica.
• As mesmas dúvidas repetem-se todos os meses sem resposta.
• Há valores do Estado por pagar que não conhecia.

Nestes casos, não espere pelo fecho do ano. Peça uma revisão pontual da contabilidade, defina datas de entrega com o contabilista e, se necessário, reforce o apoio com um serviço de acompanhamento mais próximo.

Um pequeno investimento nesta fase costuma sair mais barato do que corrigir meses de erros acumulados no fim do exercício, quando as dúvidas se juntam, os documentos desaparecem e os prazos já passaram.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países existem obrigações de facturação e de comunicação à administração fiscal, com requisitos específicos de software e de prazos. A administração deve saber quais se aplicam à sua empresa e quem as cumpre. Confirme no portal da autoridade fiscal e com o seu contabilista; as regras mudam com o tempo.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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