Como encerrar uma empresa: obrigações contabilísticas e fiscais

Fechar um negócio sem o fazer formalmente é um erro caro: a empresa continua a existir, os impostos continuam a ser exigidos e os administradores podem ser responsabilizados. O encerramento tem fases e deve ser planeado.

Parar, suspender ou dissolver

• Suspensão ou cessação de actividade fiscal: comunicar à autoridade tributária que deixou de facturar, mas a pessoa colectiva ainda existe.
• Dissolução e liquidação: processo formal para pagar dívidas, vender activos e distribuir o que sobrar aos sócios.
• Insolvência: quando a empresa não consegue pagar as dívidas; segue regras próprias e, em geral, exige apoio jurídico.

Roteiro geral de encerramento

1. Decisão dos sócios registada em acta.
2. Fecho das contas até à data de cessação, com inventário de activos e passivos.
3. Obrigações laborais: rescisões, indemnizações, férias e subsídios devidos, comunicações à segurança social.
4. Impostos: entregar declarações finais e regularizar IVA, retenções e imposto sobre lucros.
5. Clientes e fornecedores: cobrar o que é devido, pagar o que se deve e encerrar contratos.
6. Activos: vender, transferir ou abater equipamento, com tratamento fiscal adequado.
7. Liquidação e partilha do saldo remanescente.
8. Registo da dissolução e encerramento de contas bancárias.

Contabilidade do encerramento

A empresa deve apresentar contas finais com base na realidade de liquidação: activos avaliados pelo que se espera realizar e passivos pelo que é devido. Perdas e ganhas com a venda de equipamento aparecem nos resultados; o valor líquido que sobrar é o que se divide pelos sócios.

Exemplo ilustrativo: depois de vender os activos e pagar todas as dívidas, sobram 2 000 000 Kz. Se os sócios detêm 60% e 40%, recebem 1 200 000 e 800 000, sem prejuízo da tributação aplicável a essa distribuição, que varia por país.

Obrigações de arquivo

Mesmo depois de dissolvida, a empresa (e os responsáveis) devem conservar os livros e documentos durante o prazo legal. Esse prazo varia por país e por tipo de documento. Designe uma pessoa responsável pelo arquivo e digitalize o que for possível; veja a área de gestão documental.

Riscos de não formalizar

• Continuação de obrigações declarativas e coimas por falta de entrega.
• Dívidas fiscais e à segurança social que podem alcançar gerentes ou sócios em certas condições.
• Dificuldade em abrir novas empresas ou obter crédito.
• Contratos e licenças que continuam a produzir efeitos.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países há vias de cessação de actividade fiscal e de dissolução e liquidação societária, com formalidades próprias que mudam; em Portugal existem procedimentos simplificados para certas situações. Peça orientação ao contabilista e, quando houver dívidas relevantes ou litígios, a um advogado.

Checklist final

• Acta de decisão e comunicação aos sócios.
• Contas finais e declarações entregues.
• Trabalhadores regularizados.
• Dívidas pagas ou negociadas.
• Activos tratados e documentados.
• Arquivo guardado e responsável identificado.

Planeamento: por onde começar

Comece por uma conversa com os sócios para confirmar que a decisão é definitiva e para clarificar o que cada um espera receber. Peça ao contabilista um balancete actualizado e uma lista de todas as obrigações pendentes. Só depois defina um calendário realista: datas para rescindir contratos, vender activos, entregar declarações e fazer o registo final.

Evite decisões precipitadas, como vender equipamento abaixo do valor ou pagar a um credor antes dos outros sem saber a ordem legal de pagamentos, que pode ter regras próprias, em especial quando a empresa não consegue pagar tudo.

Tratamento dos trabalhadores

A situação dos trabalhadores é o ponto mais sensível. Dependendo do país e do tipo de contrato, o encerramento pode obrigar a aviso prévio, compensações, pagamento de férias e subsídios proporcionais e comunicações a entidades laborais e de segurança social. Falhas aqui geram litígios e dívidas que sobrevivem à empresa. Registe por escrito cada comunicação e cada pagamento feito aos trabalhadores, com recibo assinado sempre que possível, porque esses comprovativos protegem a empresa e os próprios trabalhadores em eventuais reclamações futuras. Peça aconselhamento sobre o enquadramento laboral aplicável antes de comunicar a decisão.

Documentos a reunir antes de começar

• Estatutos, certidões de registo e actas de decisões relevantes.
• Mapa de activos fixos, com datas de compra e valores.
• Lista de clientes e fornecedores com saldos.
• Contratos de trabalho, arrendamento, crédito e seguros.
• Declarações fiscais entregues e comprovativos de pagamento.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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