Como é feito um trabalho de auditoria: fases e papéis de trabalho

Uma auditoria não é um conjunto de conferências soltas: segue um processo estruturado, documentado e revisto. Perceber as fases ajuda a ler relatórios, a preparar-se para um estágio em auditoria e, como futuro contabilista, a facilitar o trabalho do auditor que visita a sua empresa.

Visão geral do processo

Em termos gerais, uma auditoria financeira passa por cinco etapas: aceitação e planeamento, avaliação do risco, resposta ao risco (testes), conclusão e relatório. A ordem pode ter pequenas variações entre firmas e países, mas a lógica é universal: perceber o cliente, identificar onde podem estar erros importantes, recolher prova suficiente e apropriada e concluir.

Fase 1: aceitação e planeamento

• Aceitação do cliente: confirmar a independência, a competência da equipa e a integridade da gestão.
• Carta de compromisso: documento que define o âmbito, as responsabilidades da gestão e do auditor, e os honorários.
• Conhecimento do negócio: sector, clientes, fornecedores, concorrência, sistemas informáticos, estrutura legal.
• Estratégia e plano: equipa, calendário, áreas de maior atenção.

Um bom planeamento poupa tempo no resto do trabalho e reduz o risco de surpresas no fim.

Fase 2: materialidade e avaliação do risco

O auditor define a materialidade global, o valor acima do qual os erros influenciam decisões de utilizadores. Por exemplo, uma regra prática habitual é partir de uma percentagem de uma base (resultados, vendas ou activos), ajustada ao juízo profissional. Os critérios exactos variam entre firmas, e por isso não vale a pena decorar percentagens.

Depois identifica os riscos de distorção material em cada área. Há riscos presumidos em quase todas as auditorias, como o reconhecimento de rédito (receitas) e a sobreposição de controlos pela gestão. Áreas de estimativa (provisões, imparidades de clientes, inventários obsoletos) ou transacções invulgares recebem especial atenção.

Fase 3: testes aos controlos e testes substantivos

• Testes de controlos: verificar se os controlos internos funcionam. Se funcionam, o auditor pode reduzir os testes às contas.
• Procedimentos analíticos: comparar valores com o ano anterior, com orçamentos ou com rácios esperados, e investigar variações inexplicadas.
• Testes de detalhe: confirmar saldos com terceiros (clientes, bancos, advogados), observar contagens de inventário, inspeccionar documentos, recalcular valores, verificar o corte de operações no fim do ano.

Quando o auditor não verifica todos os itens, recorre à amostragem: selecciona uma amostra representativa (estatística ou por julgamento) e extrapola as conclusões para o conjunto.

Exemplo resolvido: confirmação de saldos de clientes

A conta de clientes tem 40 000 000 Kz. O auditor selecciona 15 clientes que representam 60% do saldo, pede-lhes confirmação directa por escrito e compara as respostas com os registos. Dois clientes respondem com diferenças: um pagou 500 000 Kz em Dezembro, ainda não registado; outro contesta uma factura de 1 200 000 Kz. O auditor investiga, propõe o ajustamento de 500 000 e avalia se é necessária uma imparidade para os 1 200 000. Exemplo ilustrativo.

Papéis de trabalho: a prova escrita

Papéis de trabalho são o registo do que o auditor fez, que prova obteve e que conclusões tirou. Se não está documentado, na prática não foi feito. Devem permitir a outro auditor experiente perceber o trabalho sem explicações adicionais.

• Índice e referências cruzadas entre papéis.
• Descrição do procedimento e da amostra.
• Fonte da informação e data.
• Conclusão e iniciais de quem preparou e de quem reviu.
• Anotações de diferenças, ajustamentos propostos e decisão da gestão.

A informação é confidencial e deve ser guardada de forma segura durante o período previsto nas normas e na lei. Cada papel deve ser revisto por alguém mais experiente, e as questões abertas só se fecham quando há resposta documentada.

Fase 4: conclusão e comunicação

• Resumir os erros encontrados e verificar se, somados, ultrapassam a materialidade.
• Propor ajustamentos à gestão e recolher uma carta de responsabilidade, em que a administração declara ter fornecido toda a informação.
• Rever acontecimentos após a data do balanço que possam exigir ajuste.
• Concluir sobre a continuidade da entidade (se existem dúvidas de que continue a operar).
• Emitir o relatório com a opinião, e comunicar à gestão ou ao órgão de fiscalização as deficiências de controlo interno.

Erros típicos que o auditor encontra

• Corte de operações incorrecto: vendas registadas no ano errado.
• Saldos de clientes antigos sem imparidade.
• Inventários sem contagem física ou com artigos obsoletos.
• Imobilizado sem mapa de depreciações actualizado.
• Provisões em falta para litígios ou garantias.
• Entidades relacionadas não identificadas nem divulgadas.

Conhecer esta lista ajuda quem prepara as contas a antecipar as perguntas do auditor e a corrigir antes da visita.

Amostragem: dois métodos

Na amostragem estatística, a selecção é aleatória e permite quantificar o risco da extrapolação. Na amostragem por julgamento, o auditor escolhe os itens com base no risco ou no valor (por exemplo, todas as transacções acima de determinado montante, mais uma selecção aleatória do resto). Em ambos os casos, o auditor regista como definiu e seleccionou a amostra, e o que fez quando encontrou diferenças.

O que o contabilista da empresa pode fazer para facilitar

• Ter as contas reconciliadas (bancos, clientes, fornecedores, Estado) antes da visita.
• Manter o arquivo organizado e indexado.
• Preparar mapas de imobilizado, inventários, provisões e dívidas.
• Responder dentro dos prazos e guardar evidência das respostas.
• Explicar as variações significativas de forma antecipada.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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