Pagamentos por conta e retenções na fonte em Portugal: o dinheiro que não é da empresa

Retenções na fonte e pagamentos por conta são impostos pagos antecipadamente. Quem não os compreende vê a empresa a pagar imposto quando já está sem dinheiro, ou a esquecer o que reteve a trabalhadores e fornecedores. Cada um tem uma lógica diferente.

Dois mecanismos que se confundem

• Retenção na fonte: quem paga um rendimento retém parte do valor e entrega-a ao Estado em nome de quem o recebeu. Exemplo clássico: o salário.
• Pagamento por conta: a própria entidade adianta imposto ao longo do ano, calculado com base no imposto do ano anterior ou noutro critério legal, que depois se acerta na declaração final.

Em ambos, o valor pago ou retido é depois descontado no imposto final.

Retenções em salários

Quando a empresa paga salários, retém IRS ao trabalhador e entrega à AT. Os valores calculam-se com base em tabelas oficiais, que consideram o rendimento e a situação familiar declarada. O dinheiro retido não é da empresa: pertence ao trabalhador e é devido ao Estado. Gastá-lo ou atrasar a entrega gera coima e responsabilidade.

O processamento salarial exige rigor: tabelas actualizadas, declarações de situação familiar, subsídios e descontos. Um serviço de recursos humanos ou de processamento salarial pode reduzir erros.

Retenções em serviços e rendas

Em certos pagamentos a profissionais independentes, a rendas ou a outros rendimentos, a empresa pode ter de reter imposto e entregá-lo à AT. A obrigação depende do tipo de rendimento e de quem o recebe; não é universal. Se a empresa deixa de reter quando devia, pode ficar responsável pelo imposto em falta. Pergunte ao contabilista antes de pagar o primeiro serviço de um tipo novo.

Retenções que a sua empresa sofre

O inverso também acontece: quando a empresa presta serviços a certos clientes, estes podem reter imposto na factura. O valor retido é um adiantamento do seu imposto e deve ser devidamente registado, para depois ser deduzido. Se o cliente retém e a empresa não regista, perde dinheiro. Peça ao cliente o comprovativo da retenção e guarde-o.

Pagamentos por conta e a tesouraria

Os pagamentos por conta de IRC e de IRS categoria B reduzem a surpresa na declaração final, mas pesam na tesouraria durante o ano. Uma empresa que teve um bom ano pode pagar por conta valores elevados no ano seguinte mesmo que as vendas caiam. Daí a importância de prever estes pagamentos num plano de tesouraria.

As regras de cálculo, as datas e eventuais reduções ou dispensas variam e mudam. Confirme com o contabilista e no Portal.

Exemplo ilustrativo

Uma empresa paga um salário bruto de 1 500 EUR a um trabalhador. Ilustrativamente, retém 150 EUR de IRS e 165 EUR de contribuições do trabalhador para a Segurança Social, e o trabalhador recebe cerca de 1 185 EUR líquidos. Além disso, a empresa suporta a sua parte da Segurança Social. Os 150 EUR de IRS e os 165 EUR de contribuições têm de ser entregues nos prazos legais. Os valores são só para ilustrar; as taxas reais mudam.

Erros comuns

• Usar o dinheiro retido para pagar despesas correntes.
• Esquecer a retenção em serviços a independentes.
• Não registar as retenções que a empresa sofreu.
• Não prever pagamentos por conta na tesouraria.
• Falhar a entrega por falta de referência de pagamento.
• Não conciliar valores retidos com o que consta do Portal.

Como reservar o dinheiro certo

Um método simples: abra uma conta para impostos e contribuições e transfira para ela, no dia do pagamento de cada salário, o valor correspondente às retenções e às contribuições. Faça o mesmo com o IVA liquidado de cada venda recebida. Quando chegar a data de entrega, o dinheiro está lá e a tesouraria operacional não é tocada.

Se a empresa não tiver capacidade de manter contas separadas, mantenha uma folha de cálculo com os valores acumulados a reservar e confira-a com o saldo bancário todas as semanas.

Em Angola e em Portugal

Em Angola também existem retenções na fonte, por exemplo sobre salários (IRT) e sobre certos pagamentos a prestadores, com taxas e regras próprias da AGT. Em Portugal, as tabelas de retenção e os critérios são diferentes. Empresas com trabalhadores ou prestadores nos dois países devem processar cada país segundo as suas regras.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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