Facturação electrónica e SAF-T: conceitos básicos

Facturação electrónica e SAF-T são duas siglas que todo o estudante de contabilidade vai encontrar no primeiro estágio. Uma diz respeito à forma como as facturas são emitidas e comunicadas; a outra, ao formato em que os dados contabilísticos e fiscais são entregues à administração tributária. Perceber ambas explica muito do trabalho diário de um contabilista.

Facturação electrónica: o que é e o que não é

Facturar electronicamente significa emitir a factura em formato digital estruturado, e não apenas enviar um PDF. Um PDF é uma imagem do documento; uma factura electrónica, no sentido estrito, contém os dados em campos (emitente, adquirente, itens, impostos, totais) que um programa consegue ler sem intervenção humana.

Em muitos países, a lei exige que o emitente use programas de facturação certificados ou validados pela administração fiscal, que numeram as facturas em sequência, impedem a alteração posterior e podem comunicar os dados à autoridade. Os requisitos exactos, os prazos e a obrigatoriedade para cada tipo de contribuinte variam por país e mudam com o tempo; confirme na lei em vigor.

SAF-T: o ficheiro normalizado de auditoria

SAF-T significa Standard Audit File for Tax. É um ficheiro, normalmente em formato XML, com estrutura definida pela OCDE e adaptada por cada país, que reúne dados da contabilidade ou da facturação num formato comum. Serve para a administração tributária, ou um auditor, analisar os dados com ferramentas informáticas sem depender do software de cada empresa.

Em geral, existem versões com focos diferentes: uma centrada na facturação (clientes, produtos, documentos de venda, impostos) e outra na contabilidade (plano de contas, diários, lançamentos, saldos). Qual a obrigatória, com que periodicidade e a quem se aplica, depende da legislação de cada país.

O que contém um SAF-T de facturação

Cabeçalho: identificação da entidade, período, versão do ficheiro, software usado.
Clientes e fornecedores: código, nome, NIF, morada.
Produtos e serviços: código, descrição, tipo.
Tabela de impostos: tipos e taxas aplicadas.
Documentos: facturas, notas de crédito e débito, guias, com linhas, valores e totais.
Totais de controlo: número de documentos e somas, que permitem verificar a integridade.

Como o contabilista usa estes ficheiros

Exportação: gera o ficheiro a partir do programa de facturação ou de contabilidade, para o período certo.
Validação: corre o validador oficial ou do software para detectar erros de estrutura, campos vazios ou NIF inválidos.
Reconciliação: compara os totais do ficheiro com o balancete e a declaração de IVA ou imposto sobre o consumo. Se o IVA do ficheiro não bate com o da declaração, há algo errado.
Submissão: entrega o ficheiro no portal da administração fiscal, no prazo.
Arquivo: guarda o ficheiro e o comprovativo de submissão durante o prazo legal de conservação.

Erros mais comuns

Clientes sem NIF ou com NIF mal digitado.
Documentos anulados que continuam a somar nos totais.
Séries de numeração com saltos não justificados.
Taxas de imposto ou motivos de isenção mal parametrizados.
Datas de documento fora do período do ficheiro.
Caracteres especiais ou acentos que partem a codificação.
Facturas emitidas fora do programa certificado, que depois não aparecem no ficheiro.

A causa raiz quase nunca é o ficheiro: é o dado que foi mal introduzido no programa semanas antes. Por isso, a qualidade do cadastro de clientes e produtos é decisiva.

Exemplo resolvido: verificar o IVA antes de submeter

Uma loja tem, no mês, vendas de 10 000 000 com imposto de 14% e algumas vendas isentas de 500 000. Valores e taxa ilustrativos. No ficheiro, a base tributável total deve ser 10 000 000 e o imposto 1 400 000; as isentas aparecem à parte com o motivo de isenção. Se o ficheiro mostrar um imposto de 1 470 000, algum documento foi tributado sobre a base errada, por exemplo incluindo as vendas isentas. O contabilista encontra o documento filtrando por taxa e corrige, ou emite o documento rectificativo previsto na lei, antes da submissão.

Checklist antes de submeter o ficheiro

Antes de carregar um ficheiro no portal, percorra esta lista. Cada item evita uma rejeição ou uma correcção posterior.

O período do ficheiro coincide com o período da declaração.
O número de documentos e os totais do ficheiro coincidem com os relatórios do programa.
Não existem clientes ou fornecedores com NIF em branco quando este é obrigatório.
As taxas e os motivos de isenção estão preenchidos de acordo com a natureza da operação.
Os documentos anulados estão marcados como tal e não somam.
O ficheiro foi gerado pela versão actual do esquema exigido.
Guardou uma cópia do ficheiro e o comprovativo de entrega.

Um bom hábito é validar o ficheiro a meio do mês, e não apenas no último dia. Quando os erros são detectados cedo, corrigem-se com um documento rectificativo normal; no último dia, a pressão do prazo leva a atalhos. Para quem está em estágio, este tipo de rotina é frequentemente o primeiro trabalho confiado e uma excelente forma de aprender como os dados fluem do balcão de vendas até à declaração fiscal.

Em Angola e em Portugal

Em Portugal, a comunicação de facturas e o ficheiro SAF-T (PT) estão consolidados há anos e a Autoridade Tributária disponibiliza validadores e portal. Em Angola, a AGT tem avançado com a certificação de programas de facturação e com a digitalização das obrigações declarativas, e o uso do SAF-T e de comunicação electrónica de facturas tem vindo a alargar-se. Os requisitos concretos, versões e calendários mudam; consulte o portal da administração fiscal e o seu contabilista. Noutros países lusófonos, como o Brasil, o modelo é diferente: a nota fiscal electrónica é autorizada previamente pelo fisco.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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Perguntas frequentes

Um PDF é uma factura electrónica?

Em sentido técnico, não necessariamente. Muitas legislações aceitam o PDF com requisitos, mas a factura electrónica estruturada tem os dados em campos legíveis por máquina.

SAF-T é uma declaração?

Não. É um ficheiro de dados. As declarações (como a de IVA) são separadas, embora os valores devam ser coerentes entre si.

O que acontece se o ficheiro tiver erros?

Normalmente, o portal rejeita-o ou assinala erros e a empresa deve corrigir e reenviar; a falta de entrega pode gerar coimas, conforme a lei local.