Diagnóstico inicial de contabilidade: o que é avaliado e para que serve
O que acontece num diagnóstico inicial de contabilidade: áreas avaliadas, documentos pedidos, resultados e como usar o relatório para decidir.
Antes de fixar preço ou de assumir uma contabilidade, uma boa empresa de contabilidade olha para o estado real das contas. É o diagnóstico inicial: um retrato do ponto de partida que evita surpresas para ambos os lados.
O que é e o que não é
O diagnóstico é uma revisão rápida e estruturada da situação contabilística, fiscal e documental da empresa. Não é uma auditoria às demonstrações financeiras nem um parecer jurídico. Serve para três coisas: perceber o volume e a complexidade do trabalho, identificar problemas a corrigir e definir um plano realista de arranque.
Se a empresa já tem contabilidade, o diagnóstico mostra o que está em ordem e o que não está. Se é nova, avalia se a estrutura de facturação, bancos e documentos está preparada.
As áreas normalmente avaliadas
| Área | O que se verifica |
|---|---|
| Registos contabilísticos | Se os meses estão lançados, se há lacunas e se o plano de contas faz sentido |
| Bancos e caixa | Se os saldos contabilísticos batem com os extractos |
| Clientes e fornecedores | Saldos antigos, duplicados e valores sem documento |
| Impostos e segurança social | Declarações entregues, pagamentos feitos, notificações pendentes |
| Pessoal | Contratos, processamento salarial e entregas obrigatórias |
| Imobilizado e existências | Se existem mapas e se os valores são credíveis |
| Arquivo | Onde estão os documentos e se estão completos |
Que documentos o diagnóstico pede
- Constituição da empresa e alterações.
- Balancetes e demonstrações financeiras dos últimos exercícios.
- Declarações fiscais e comprovativos de pagamento recentes.
- Extractos bancários dos últimos meses.
- Lista de trabalhadores e contratos.
- Notificações e correspondência das autoridades.
- Acessos ao portal fiscal, mediante autorização formal.
Se algum item não existir, não o invente: diga que falta. O diagnóstico é útil precisamente porque mostra lacunas.
Exemplo ilustrativo de resultado
Uma pequena empresa de serviços chega com doze meses de movimentos por lançar e três contas bancárias sem reconciliação. O diagnóstico conclui: volume médio de cerca de 80 documentos por mês, dois meses com impostos por apurar e uma notificação sem resposta. O plano propõe regularizar os meses em atraso em duas fases, começar o fecho mensal normal no mês seguinte e tratar a notificação com prioridade. Exemplo ilustrativo, sem valores reais.
Como se organiza o relatório de diagnóstico
- Resumo de uma página: situação geral e riscos principais.
- Lista de problemas por gravidade: urgente, importante, melhoria.
- Estimativa do trabalho de regularização e do trabalho recorrente.
- Proposta de calendário para os primeiros 90 dias.
- Responsabilidades da empresa e da contabilidade em cada etapa.
Como usar o diagnóstico para decidir
Compare a proposta de serviço com o diagnóstico: o preço deve reflectir o que foi encontrado. Se o diagnóstico revela atrasos grandes, é normal haver um custo único de regularização separado da mensalidade. Desconfie de propostas que ignoram o que foi visto ou que prometem resolver tudo sem calendário.
Também é legítimo levar o relatório a outra empresa para ter uma segunda leitura. Veja quando pedir uma segunda opinião.
O que a empresa deve preparar
- Uma pessoa interna que conheça os factos e possa responder em poucos dias.
- Autorizações de acesso a portais e bancos, só leitura sempre que possível.
- Disponibilidade para uma reunião de apresentação dos resultados.
- Abertura para ouvir más notícias: é para isso que serve.
Perguntas que o diagnóstico deve responder
- A contabilidade está actualizada, e até que mês?
- Os saldos de bancos, clientes e fornecedores são fiáveis?
- Há impostos ou contribuições por pagar, e a que ritmo crescem juros e coimas?
- Existe documentação suficiente para sustentar o que está registado?
- Os processos internos (facturação, compras, pagamentos) geram informação utilizável?
- Que riscos exigem acção nos próximos trinta dias?
Se o relatório não responde a estas perguntas com clareza, peça que o refaçam. Um diagnóstico vago é apenas uma fatura de horas.
Convém ainda perguntar quem fez o diagnóstico e com que experiência. Em equipas maiores, o trabalho de campo é feito por um profissional e revisto por outro; saber disto dá-lhe uma ideia da fiabilidade do que lê.
Erros de quem pede um diagnóstico
- Esconder problemas para «ficar melhor na fotografia».
- Pedir só um preço e não o relatório escrito.
- Tratar o diagnóstico como substituto de uma auditoria formal.
- Deixar o relatório na gaveta e não executar o plano.
Em Angola e em Portugal
As obrigações declarativas, os prazos e os portais variam por país e mudam com o tempo; o diagnóstico adapta-se à lei local. Em ambos os países, notificações sem resposta e declarações em atraso são prioridades porque acumulam coimas e juros. Confirme sempre as regras em vigor.
Quer ajuda com a contabilidade da sua empresa?
A Contas Organizadas faz o diagnóstico inicial e apresenta uma proposta escrita. Veja o pacote empresas ou peça uma proposta.
Perguntas frequentes
O diagnóstico é gratuito?
Depende do prestador e da complexidade; peça sempre a indicação do custo antes de começar.
Quanto tempo demora?
Em pequenas empresas, tipicamente alguns dias úteis desde a recepção dos documentos, mas varia com o estado do arquivo.
E se o diagnóstico encontrar irregularidades?
Elas são registadas e priorizadas. Muitas podem ser regularizadas com documentação; confirme as regras do seu país.