Contabilidade para transportes e logística

Uma transportadora vive de camiões parados ou em movimento: cada veículo é um centro de custos e de receita. Sem acompanhar o custo por quilómetro e por viagem, é fácil trabalhar muito e ganhar pouco.

O veículo como unidade de análise

Atribua a cada veículo um código e registe todos os custos e receitas nele: combustível, manutenção, pneus, seguros, imposto de circulação, amortização e salário do motorista. No fim do mês, compare as receitas e os custos de cada veículo para saber quais rendem e quais dão prejuízo.

Custo por quilómetro: exemplo

Exemplo ilustrativo de um camião num mês: combustível 900 000 Kz, manutenção e pneus 300 000 Kz, motorista e encargos 500 000 Kz, seguro e impostos 150 000 Kz, amortização 400 000 Kz. Total: 2 250 000 Kz. Se percorreu 9 000 km, o custo é de 250 Kz por quilómetro. Se a tarifa média cobrada for de 230 Kz por quilómetro, o veículo trabalha com prejuízo, mesmo estando sempre em movimento.

Inclua o tempo parado e os quilómetros em vazio, porque também geram custo. Para a análise ser correcta, o denominador deve ser os quilómetros totais e não apenas os quilómetros com carga.

Custos principais

• Combustível: controle os consumos por veículo e por viagem; desvios anormais podem indicar avarias ou desvios.
• Manutenção e pneus: use planos preventivos e registe os custos por veículo.
• Motoristas: salário, ajudas de custo e horas extra, respeitando as regras laborais e de tempo de condução.
• Seguros e licenças: mercadorias, responsabilidade civil, inspecções e taxas.
• Portagens e taxas de estrada: repercuti-las ao cliente quando acordado.

Ajudas de custo e despesas do motorista

As ajudas de custo e despesas de viagem devem ter regras escritas, limites por dia e comprovativos. A sua dedutibilidade e tributação varia por país. Evite adiantamentos sem prestação de contas e guarde os talões das despesas reais para suportar a contabilidade.

Activos: comprar, alugar ou financiar

Os veículos podem ser comprados, financiados por crédito ou locação, ou alugados. A escolha afecta a amortização, os juros, o IVA e o fluxo de caixa. Calcule o custo total ao longo da vida útil, incluindo manutenção e valor residual, e compare com o aluguer. Veja o impacto na tesouraria e nos covenants de eventuais financiamentos bancários.

Clientes, preços e faturação

Defina tabelas de preços por rota, peso, volume ou tempo, e inclua cláusulas para variação do combustível quando o contrato for de longa duração. Emita facturas no prazo estabelecido, anexando documentos de transporte e provas de entrega. Muitos clientes só pagam com esses documentos; atrasos nesta fase prolongam o prazo de recebimento e aumentam o fundo de maneio necessário.

Em Angola e em Portugal

Em ambos os países, o transporte de mercadorias exige licenças, registos de veículos, seguros e documentos de transporte, e o transporte internacional envolve regras aduaneiras e documentos específicos. O IVA e outras taxas aplicáveis a serviços de transporte, particularmente internacionais, têm regras particulares que mudam; confirme com o contabilista.

Indicadores a acompanhar

Manutenção preventiva versus correctiva

Uma avaria na estrada custa muito mais do que a revisão programada: reboque, atraso na entrega, penalizações ao cliente e veículo parado. Defina um plano de manutenção por quilómetros ou tempo, registe cada intervenção e acompanhe o custo de manutenção por quilómetro. Quando esse custo sobe de forma persistente, pode ser sinal de que o veículo deve ser substituído, e a contabilidade ajuda a decidir com números e não por intuição.

Checklist mensal da transportadora

• Atribuir todos os custos e receitas a cada veículo.
• Conferir combustível, quilómetros e consumo por 100 km.
• Reconciliar portagens e despesas de viagem com comprovativos.
• Acompanhar facturas por cobrar, com documentos de entrega anexos.
• Rever vencimentos de seguros, inspecções e licenças.
• Enviar ao contabilista as facturas de compras e os dados dos motoristas dentro do prazo combinado.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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