Contabilidade para sócios que não percebem de números

É perfeitamente possível gerir bem uma empresa sem ser contabilista. Mas é preciso perceber meia dúzia de ideias, fazer as perguntas certas e exigir informação em formato legível. Este guia é para sócios que dominam o negócio e querem dominar também o essencial dos números.

Não precisa de saber tudo, precisa de saber o suficiente

A maioria dos sócios fundadores conhece o produto, os clientes e a equipa, mas não os números. Isso é comum e perfeitamente gerível. O risco está em delegar tudo ao contabilista e só olhar para o resultado final do ano. Entre os dois extremos, há um nível de literacia que se aprende em poucas semanas e muda a qualidade das decisões.

Pense em quatro perguntas que qualquer sócio deve conseguir responder a qualquer momento: quanto vendi este mês, quanto custou o que vendi, quanto dinheiro tenho e quanto devo.

Os cinco conceitos que mais pesam

Se perceber bem a diferença entre resultado e caixa, já evita o erro mais comum. Veja o artigo lucro não é dinheiro em caixa.

Três gráficos que substituem muitos mapas

1. Vendas e custos mês a mês: duas linhas que mostram se a margem aperta ou alarga.
2. Saldo de bancos ao longo do tempo: a tendência do dinheiro disponível, com as datas dos grandes pagamentos.
3. Dívidas de clientes por antiguidade: barras com os saldos a menos de 30 dias, 30 a 60, 60 a 90 e mais de 90.

Peça ao contabilista que os inclua no relatório mensal. Se a empresa de contabilidade não os faz, peça-os em Excel e faça-os você ou alguém da equipa.

Perguntas que um sócio deve fazer, sem receio

• Se continuar assim, vou ter dinheiro daqui a três meses?
• Que custo cresce mais depressa do que a receita?
• Quanto devo ao Estado e quando tenho de pagar?
• Há algum cliente que representa demasiado do meu negócio?
• Quanto retirei como sócio este ano e como está registado?
• O que se pode melhorar já este mês?

Uma pergunta que parece simples costuma ser a mais útil. Se o contabilista não conseguir responder em linguagem acessível, ou o assunto não está claro ou a explicação precisa de melhorar.

Pedir tradução, não simplificação excessiva

Peça que o contabilista traduza e não que esconda. Um bom contabilista consegue explicar IVA, margem ou amortização com exemplos do dia-a-dia da empresa. Se sentir que o tratam como incapaz, diga-o. Se sentir que lhe escondem a realidade, também.

Uma regra útil: depois de cada explicação, repita por palavras suas. Se o contabilista disser «é isso mesmo», percebeu. Se corrigir, ajudou a perceber melhor.

Exemplo ilustrativo

Um sócio de uma empresa de restauração recebe o balancete, vê «resultado positivo» e decide levantar dinheiro. No mês seguinte, a empresa não tem dinheiro para pagar fornecedores. O que não percebeu: o resultado incluía vendas a crédito ainda por receber, e havia impostos a pagar. Com uma reunião de vinte minutos, o contabilista teria mostrado o mapa de caixa e a decisão teria sido outra. Exemplo ilustrativo.

Como evitar ser enganado, por erro ou má-fé

• Exija acesso aos extractos bancários e confira o saldo com o balancete.
• Peça cópia das declarações submetidas em nome da empresa.
• Não assine nada que não perceba, mesmo que seja só uma declaração.
• Se há mais de um sócio, partilhe a informação com todos, não apenas com um.
• Faça uma revisão independente de vez em quando (veja segunda opinião).

A grande maioria dos contabilistas trabalha de boa-fé. Mas a confiança sem verificação não é boa gestão.

Em Angola e em Portugal

Nos dois países, os sócios e gerentes respondem pelas contas da empresa nos termos da lei, o que reforça a importância de perceber o que se assina. Regras de prestação de contas, prazos e responsabilidades variam por país e mudam com o tempo; confirme na lei em vigor. Para sócios no estrangeiro, os relatórios mensais em formato simples são ainda mais importantes.

Plano de aprendizagem em 30 dias

1. Semana 1: aprenda a ler a demonstração de resultados e a distinguir receita, custo e margem.
2. Semana 2: perceba o saldo de bancos e a diferença para o resultado.
3. Semana 3: aprenda a ler o mapa de clientes e fornecedores.
4. Semana 4: peça uma reunião de acompanhamento e use os três gráficos.

Para a primeira etapa, veja como ler o balancete.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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