Como fazer um lançamento contabilístico passo a passo

Lançar é transformar um documento numa partida contabilística. Com um método fixo, qualquer lançamento, simples ou complexo, torna-se uma sequência de decisões pequenas.

Os seis passos

1. Ler o documento: data, entidades envolvidas, valor, IVA, forma e prazo de pagamento.
2. Identificar o facto: compra, venda, pagamento, recebimento, salário, empréstimo, amortização.
3. Escolher as contas no plano de contas da empresa.
4. Aplicar débito e crédito (veja a regra por tipo de conta).
5. Confirmar que débitos = créditos e que o valor bate com o documento.
6. Arquivar o documento com o número do lançamento, para ser fácil de encontrar.

O que tem um lançamento bem feito

• Data (a do facto, não a do dia em que se lança).
• Número sequencial e diário (compras, vendas, banco, operações diversas).
• Contas movimentadas, com a indicação de débito e de crédito.
• Valor por conta e total.
• Descrição clara: quem, o quê, qual o documento.

Exemplo 1: compra a prazo com IVA

Compra de mercadoria por 100 000 Kz mais IVA de 14% (14 000 Kz), a pagar a 30 dias. A taxa é ilustrativa: varia por país e muda com o tempo; confirme a da lei em vigor.

Exemplo 2: venda a pronto com IVA

Venda de 200 000 mais IVA de 28 000, recebida no banco.

Repare que o IVA liquidado não é rendimento da empresa: é um passivo para com o Estado, a entregar nos prazos legais, líquido do IVA dedutível.

Exemplo 3: pagamento ao fornecedor

Pagamento dos 114 000 do exemplo 1. Débito Fornecedores 114 000; Crédito Banco 114 000. A dívida desaparece e o banco diminui. Não há novo gasto: o gasto já tinha sido reconhecido na compra.

Exemplo 4: processamento de salários

Salário bruto de 150 000; retenções de imposto sobre o rendimento (IRT, em Angola) e contribuições do trabalhador para a segurança social, valores ilustrativos de 10 000 e 4 500; contribuição da entidade patronal de 12 000.

O líquido de 135 500 sai do banco quando se paga: Débito Remunerações a pagar 135 500; Crédito Banco 135 500. Depois, as retenções e a segurança social são pagas às entidades respectivas.

Exemplo 5: amortização e acréscimo no fim do mês

Nem todo o lançamento nasce de um documento externo. No fim do período, a empresa regista factos que já aconteceram mas ainda não foram facturados ou pagos. Um equipamento de 600 000 com vida útil de 5 anos e sem valor residual tem uma amortização anual de 120 000, ou 10 000 por mês.

A amortização não é saída de dinheiro: é a repartição do custo do activo pelos anos em que ele serve. O acréscimo de gastos garante que o consumo fica no mês certo, mesmo que a factura chegue no mês seguinte. São os chamados lançamentos de ajustamento, usados no passo de ajustes do ciclo contabilístico.

Boas práticas e correcção de erros

• Um lançamento deve ter um documento de suporte e uma descrição.
• Nunca apague um lançamento já fechado: corrija com um lançamento de regularização, que fica visível para auditoria.
• Concilie o banco todos os meses.
• Respeite o período contabilístico: um facto pertence ao mês em que ocorre.

Se tem dúvidas sobre o enquadramento fiscal de um lançamento, consulte o referencial do seu país. Para uma visão global do ciclo, veja o guia completo de contabilidade.

Conteúdo educativo, de carácter geral. Regras contabilísticas e fiscais variam de país para país e mudam com o tempo: confirme sempre na norma ou na lei em vigor.

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